Streit zwischen Mieter und Vermieter - Wie geht man am besten vor?

Aus Sicht des Mieters ist „seine“ Wohnung ein Stück Heimat, vielleicht das Herzstück, denn er hat sie sich so eingerichtet, dass er sich darin wohl fühlt, die ihm Sicherheit und Schutz bietet und darin ganz er selbst sein kann. Das alles ist mit einem enorm hohen Emotionspotenzial belegt. 

Sie als Vermieter haben dagegen ein eher sachliches Verhältnis zu der Wohnimmobilie: Sie ist ein Wirtschaftsgut, das Rendite erzielen soll. Damit das langfristig so bleibt, sind in Abständen Mieterhöhungen, Renovierungs- Sanierungs und Erhaltungsmaßnahmen erforderlich.

Es prallen also unter Umständen Emotionalität und Rationalität aufeinander. Als Vertreter der Rationalität sollten Sie deshalb auch immer sachlich bleiben, wenn Ihr Mieter emotional reagiert. - Es lohnt sich!

Die einfachste Form eines Streits beruht auf einem Missverständnis. Um ihn beizulegen, sollte im Allgemeinen ein klärendes Telefonat oder ein persönliches Gespräch ausreichen. 

Wenn der Streitgrund jedoch ein konkreter ist, z.B. eine Mieterhöhung, eine Schönheitsreparatur oder die Regelung des Gartenanteils, und beide Seiten cool bleiben, ist die Chance, den Streit beizulegen ebenfalls sehr groß. 

Es kann aber auch sein, dass der Mieter ein notorischer Hitzkopf ist und gleich laut wird, oder schriftlich in unangemessener Form reagiert. Dann liegt es an Ihnen als Vermieter, kühlen Kopf zu bewahren und höflich zu bleiben – sowohl in schriftlicher Form als auch im persönlichen Gespräch. Denn wenn sie sachlich bleiben und stets die Contenance bewahren, regt sich auch Ihr Mieter bald wieder ab, weil er feststellt, dass er mit seinem Gepolter nichts ausrichtet. 

Erst, wenn Sie sich von der Streitlust Ihres Mieters anstecken lassen und selbst aus dem Häuschen geraten, besteht die Gefahr, dass die Fronten verhärten, jeder das Gesicht wahren will und keine Möglichkeit mehr zum Nachgeben sieht. Dann trifft man sich oft erst vor Gericht wieder, was die schlechteste Lösung des Konflikts wäre. Warum, zeigen wir Ihnen weiter unten.

Im Zeitalter des „mündigen Bürgers“ sind Mieter so selbstbewusst, dass sie auf Haltungen des Vermieters z.B. „nach Gutsherrenart“, Arroganz oder Machtgehabe rasch mit Widerstand, Trotz oder Renitenz reagieren. Sie erreichen also je nach Ihrem Naturell mit sachlicher Höflichkeit, Jovialität und/oder einem eingestreuten Scherz garantiert mehr, als einfach nur den Vermieter „rauszuhängen“.

Eine umfängliche Kommunikation mit den betroffenen Mietern im Vorfeld einer geplanten Maßnahme am Mietobjekt ist ein probates Mittel gegen Streitigkeiten. Denn die Mieter werden beizeiten vorinformiert und können sich darauf einstellen.

Die optimale Form der Kommunikation ist das direkte Gespräch, wenngleich diese bei größeren Mietobjekten nicht immer durchführbar ist. Bei Einzel- oder kleineren Objekten ist sie immer anzuraten. Denn so haben Sie den Mieter vor sich und können direkt auf seine Reaktion reagieren, wenn Sie ihm beispielsweise mitteilen, dass er die schadhafte Toilettenschüssel leider selbst bezahlen muss oder eine Mieterhöhung ansteht. Dabei ist es stets hilfreich, sich auf das Gespräch vorzubereiten, um auf mögliche Einwände mit überzeugenden Argumenten antworten zu können. Und wenn der Mieter gleich lospoltert, können Sie begütigend auf ihn einwirken oder bei Bedarf das Treffen ohne Unmut beenden. 

Ob beim persönlichen Gespräch, einem Telefonat oder einer schriftlichen Mitteilung - es ist wichtig, dass Sie Ihre Entscheidung nachvollziehbar begründen. Auch wenn Sie im Brief die Bereitschaft signalisieren, in einem persönlichen Gespräch alles mit dem Mieter noch einmal ausführlich zu erläutern, hilft das, Streit zu vermeiden. Als eine Zauberformel erweist sich oft: Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne in einem Gespräch zur Verfügung o.ä.

Insbesondere die Formulierung von Briefen bedarf mehr als nur der lapidaren Mitteilung, dass z.B. wegen einer anstehenden Außenrenovierung mit Lärm- und Schmutzbelästigung in den nächsten vier Monaten zu rechnen ist. Nennen Sie feste Termine, die auch eingehalten werden, sowie triftige Gründe für die Maßnahme. Nennen Sie Vorteile und Nutzen, die der Mieter davon hat. Das erhöht die Akzeptanz. Das Mindeste ist, dass Sie um Verständnis für die Belästigung bitten.

… und der Mieter trotz aller versöhnlichen Versuche Ihrerseits auf seinem Standpunkt beharrt bieten sich zwei vor-gerichtliche Wege an:

• eine Mediation
• eine Schlichtung

Eine Mediation findet zwischen den beiden Streitparteien und einem unabhängigen, geschulten Mediator statt. Dieser hat die Aufgabe - meist im direkten „Trialog“ –  zu vermitteln. Indem er sich von beiden Parteien ihre Sicht des Streits erklären lässt und Fragen stellt, versucht er aus seiner neutralen, unabhängigen Sicht die Sachverhalte zu analysieren und einzuordnen. Hierbei ist der Mediator natürlich immer gefordert, die Streithähne auf dem Boden zu halten, so dass die Emotionen nicht wieder hochkochen und sich alles in einem zivilisierten Rahmen abspielt. 

Solche Mediationen können über mehrere Sitzungen dauern, haben aber je nach der verfahrenen Situation und dem Geschick des Mediators und sehr häufig Aussicht auf Erfolg – dass letztlich eine freiwillige Einigung zwischen beiden Streitparteien zustande kommt. Der Mediator hat nicht die Macht, eine Entscheidung zu erzwingen

Für die Schlichtung von Mietstreitigkeiten gibt es in Deutschalnd leider keine spezialisierte Schlichtungsstelle. Daher ist nur die Universalschlichtungsstelle des Bundes für solche Auseinandersetzungen zuständig oder die Streitbeilegungsstelle für Verbraucher und Unternehmer e.V., wenn Sie als gewerblicher Vermieter eine Schlichtung anrufen.

Jede Schlichtungsstelle hat eine Schlichtungsordnung. Diese gibt in aller Regel Auskunft darüber, ob die Beschwerde in einer Schlichtung Aussicht auf Erfolg hat. Voraussetzung für eine Schlichtung ist der vorausgegangene, direkte Versuch einer Einigung mit dem Kontrahenten. Die Schlichtung kann der Beschwerdeführende unbürokratisch per Online-Formular, Fax oder Briefpost in die Wege leiten. Ab dann gilt es abzuwarten. Die Bearbeitungsdauer wird mit durchschnittlich drei Monaten angegeben, es kann aber auch bedeutend länger dauern. In diesem Zeitraum wird die Stellungnahme des Schlichtungsgegners eingeholt. Der Schlichtungsführer kann, wenn ihm alles zu lange dauert oder kein Interesse mehr besteht, die Schlichtung auch jederzeit abbrechen. Am Ende des Verfahrens steht der Schlichterspruch, der jedoch für beide Seiten unverbindlich ist.

Bevor Sie endgültig das Gericht einschalten, weil nichts geholfen hat, gibt es noch eine Möglichkeit, dem uneinsichtigen Mieter einen Schuss vor den Bug zu setzen: die persönlich übergebene bzw. bezeugte Zustellung eines Schreibens. 

Das Schreiben sollte in neutralem Ton abgefasst sein. Insbesondere, wenn Sie auf Einhaltung von Fristen bestehen oder ein Ultimatum setzen, bei einem allfälligen Gerichtsverfahren Beweiskraft, da der Verfahrensgegner nicht behaupten kann, das Schreiben nicht erhalten zu haben. Um den Beweis gerichtsfest zu machen gehen Sie wie folgt vor: 

• Machen Sie eine Kopie des Schreibens für Ihre Unterlagen
• Übergeben Sie das Schreiben persönlich oder durch einen Boten dem Empfänger und lassen Sie sich den Empfang am besten auf der Kopie des übergebenen Schreiben bestätigen
• Bei Annahmeverweigerung werfen Sie das Schreiben in den Briefkasten des Adressaten. Lassen Sie sich den Einwurf auf der Kopie des Schreibens durch einen Zeugen mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift bestätigen.
• Eine Alternative ist die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher, der die Zustellung dokumentiert. Diese Zustellungsart ist kostenpflichtig und erfolgt nicht immer unverzüglich, da Gerichtsvollzieher vielbeschäftigte Personen sind.

Nur geringe Beweiskraft – wenn überhaupt – hat jede Art der Zustellung per Einschreiben, da der Briefzusteller nur den Einwurf des Briefes bestätigen kann, aber nicht den Inhalt des Briefes.

Kennen Sie den Aufenthaltsort des Adressaten nicht, gibt es unter bestimmten Bedingungen und Verfahrensregeln die Möglichkeit der so genannten öffentlichen Zustellung.

Gerichtsverfahren sind bekanntlich teuer und der Ausgang ist nicht in allen Fällen gewiss zu eigenen Gunsten. Auch die Gesetze des Mieterschutzes sind weitreichend. Und je nachdem wie clever der gegnerische Anwalt ist, kann der Schuss sogar nach hinten losgehen. Daher sollte eine Gerichtsentscheidung der letzte Schritt sein, um eine Mitstreitigkeit zu entscheiden. Es ist folglich immer abzuwägen, ob der Streitfall den Aufwand lohnt, nämlich Geld, Zeit und Nervenstress.