Wie muss eine WEG Abrechnung aussehen? - Eine Anleitung

Die Jahresabrechnung sollte von den Verwaltungsbeiräten geprüft werden.  

WEG § 29 Absatz 2 Satz 2

Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 WEG gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.  

Neben der Jahresabrechnung selbst sind weitere Punkte Gegenstand der Prüfung: 

• Die Buchhaltungsunterlagen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wie beispielsweise Buchungslisten, Saldenaufstellungen, Buchungskonten
• Sämtliche Belege der Wohnungseigentümer wie zum Beispiel Heizkostenabrechnung, Kontoauszüge, Buchungsbelege, Schriftverkehr, Quittungen oder Rechnungen.

Eine Jahresabrechnung hat immer denselben Aufbau und besteht in den überwiegenden Fällen aus einzelnen Teilen wie 

• Aufführung der Einnahmen und Ausgaben (Gesamtabrechnung = die Rechnungslegung des Verwalters)
• Hinweise zu den Steuern
• Auflistung von Guthaben oder auch von nicht gedeckten Ausgaben unter Angabe des aktuell geltenden Umlageschlüssels und auch der Umlage auf die Wohnungseigentümer (dazu einzelne Abrechnungen mit namentlicher Nennung der Nachschüsse, etwaigem Vorschlag zur Anpassung der Vorschüsse)
• Nicht zwingend, aber eventuell sinnvoll: 
  • eine Auflistung aller Überschüsse sämtlicher Wohnungseigentümer
  • Ein Wirtschaftsbericht, zum Beispiel über Versicherungsfälle, Erhaltungsmaßnahmen oder über das Hausgeldinkasso
• Eine Auflistung der Hausgeldschulden einzelner Wohnungseigentümer

Die Verwaltungsbeiräte prüfen formal, 

• ob die Jahresabrechnung vollständig ist, also ob sie alle Teile aufweist
• wann die Jahresabrechnung erstellt wurde
• wer die Jahresabrechnung erstellt hat

Formal muss die Jahresabrechnung folgende Punkte beinhalten und darstellen: 

• den Ersteller
• das Datum der Erstellung
• den Zeitraum der Abrechnung 
• das abzurechnende Bezugsobjekt

Darüber hinaus muss die Jahresabrechnung zwei Hauptteile enthalten: 

1. Die Gesamtabrechnung muss leicht verständlich, übersichtlich und ohne Probleme nachvollziehbar sein. Die Jahresabrechnung muss die Veränderungen des Gemeinschaftsvermögens auf einen Blick darstellen, wie sich diese innerhalb des Wirtschaftsjahres (Abrechnungszeitraumes) ereignet beziehungsweise entwickelt haben. Darzustellen sind diese Veränderungen durch eine knappe Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Es dürfen lediglich tatsächlich erfolgte Ausgaben und tatsächlich generierte Einnahmen in der Gesamtabrechnung gebucht werden. Für diese Aufstellung ist es an dieser Stelle unerheblich, ob Ausgaben zu Recht erfolgt sind. Idealerweise werden die Kostenarten in der Gesamtabrechnung stark aufgegliedert.
   
    
2. Einzelabrechnungen für jeden Wohnungseigentümer: Einzelabrechnungen müssen die jeweiligen Umlageschlüssel ausweisen. Im Zuge dessen muss ersichtlich sein, ob auf den jeweiligen Wohnungseigentümer ein Nachschuss oder ein Guthaben entfällt.

Drei wesentliche Fragen sind im Zuge der Inhaltlichen Prüfung zu stellen und zu überprüfen:

1. Wurde der korrekte Umlageschlüssel angewandt?
   
   Hat der Verwalter die durch die Wohnungseigentümer bestimmten und/oder die geltenden gesetzlichen Umlageschlüssel angewandt? Zur Prüfung der Umlageschlüssel muss den Verwaltungsbeiräten vorliegen, welche Umlageschlüssel vereinbart oder beschlossen sind. Darüber hinaus müssen sie wissen, in welchen Fällen der subsidiäre gesetzliche Umlageschlüssel (Höhe der Miteigentumsanteile) angewandt werden muss.
   
    
2. Korrekte Einnahmen und Ausgaben innerhalb des Abrechnungszeitraumes? 
   
   Sind die durch den Verwalter aufgelisteten Einnahmen und Ausgaben tatsächlich angefallen beziehungsweise geflossen? Um diese Frage zu klären, müssen sich die Verwaltungsbeiräte jeden Beleg über Einnahme und Ausgabe ansehen sowie alle Kontobewegungen innerhalb des Abrechnungszeitraumes nachprüfen. Die Rechtsprechung sieht dieses zwar als möglich an, gängige Praxis sind jedoch eher Stichproben durch die Verwaltungsbeiräte. Stellen diese dann bei einer der Stichproben eine Unregelmäßigkeit fest, sind sie verpflichtet, genauer (nach) zu prüfen. 
   
    
3. Hat der Verwalter innerhalb seiner Befugnisse gehandelt?
   
   War der Verwalter befugt, bestimmte Verträge mit Dritten zu schließen oder Forderungen zu begleichen? Genauer zu untersuchen sind hier die sogenannten Sonderhonorare, die ein Verwalter für Rechnungen, Maßnahmen im Bereich des Sondereigentums oder für (angegebene) Erhaltungsmaßnahmen angeführt hat. 

Treten Unregelmäßigkeiten oder Unstimmigkeiten auf, sind zum einen die Wohnungseigentümer darüber in Kenntnis zu setzen, gleichzeitig sind die Verwaltungsbeiräte dann verpflichtet, weitere Nachforschungen anzustrengen. 

Einnahmen und Ausgaben im aktuell abgeschlossenen Wirtschaftsjahr

• Wofür wurden Ausgaben getätigt (beispielsweise Öl, Versicherungsprämien, Daseinsvorsorge)?
• Wurden die Zinsen durch den Verwalter ordnungsgemäß verbucht?
• Woher stammen die Einnahmen (zum Beispiel Zinsen, Versicherungen, Hausgeld)?
• Wurden Buchungen rechnerisch und sachlich korrekt ausgeführt?
• Sind die Einnahmen und Ausgaben tatsächlich der konkreten Wohnungseigentumsanlage und dem Wirtschaftsjahr zuzurechnen?
• Wurden Einnahmen und Ausgaben durch den Verwalter richtig aufsummiert, gibt es hier gegebenenfalls Rechenfehler? Mit besonderer Sorgfalt sind hier 
  • auffällige Geschäftsvorfälle besonderer Problematik sowie 
  •  die Darstellung der Erhaltungsrücklage
• Konnte der Verwalter sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die konkrete Wohnungseigentumsanlage betreffend, belegen?

Resultate aus vorhergehendem abgeschlossenen Wirtschaftsjahr 

• Welche Fehlbeträge gegenüber Wohnungseigentümern sind offen? Was wurde in diesem Punkt in die Wege geleitet, gab es beispielsweise ein Hausgeldinkasso?
• Wurden Guthaben/Fehlbeträge aus der vorigen Jahresabrechnung gutgeschrieben beziehungsweise in Abzug gebracht?

Die Hausgeldzahlungen der Wohnungseigentümer

• Wurden die Vorschüsse von allen Wohnungseigentümern (vollständig) bezahlt?
• Wie wurde mit säumigen Wohnungseigentümern verfahren, welche Schritte wurden eingeleitet?
• Wurde Hausgeldinkasso betrieben und wenn ja, in welcher Form?

Einzelabrechnungen der Wohnungseigentümer

• Werden Hausgeldzahlungen in den Einzelabrechnungen getrennt nach „Soll und Ist“ aufgelistet?
• Wurden die Nachschüsse korrekt berechnet?
• Wurden für die Einzelabrechnungen die korrekten Umlageschlüssel angewandt?

Bekanntmachung der anzupassenden Vorschüsse und der Nachschüsse und der daraus gegebenenfalls resultierenden Guthaben.

Die formale und inhaltliche Prüfung ist abgeschlossen. Die Verwaltungsbeiräte müssen jedoch einen dritten Themenschwerpunkt prüfen: Die rechnerische (buchhalterische) Prüfung der Jahresabrechnung:

• Zu prüfen ist in erster Linie der korrekte Anschluss der genannten Werte an die Beträge der Jahresabrechnung über den vorherigen Wirtschaftsplan.
• Für jeden Teil der Abrechnung (Darstellung Erhaltungsrücklage, Kontendarstellung, Gesamt- und Einzelabrechnungen) werden Zugänge und Abgänge dem angegebenen Anfangsbestand zugerechnet beziehungsweise in Abzug gebracht, womit der jeweils ausgewiesene Endbestand zustande kommt. Im Hinblick auf die Einzel- und Gesamtabrechnungen ist zu beachten, dass lediglich identische Kostenpositionen mit identischen Beträgen erscheinen dürfen.  
• Stimmen die in der Einzel- und Gesamtabrechnung ausgewiesenen Werte mit der Kontendarstellung sowie mit der Entwicklung der Rücklagen überein?

Nichtprüfung durch Verwaltungsbeiräte

Ist eine Nichtprüfung unerheblich und stellt somit auch keinen Anfechtungsgrund dar, besteht die Möglichkeit, dass die Verwaltungsbeiräte ihren Prüfaufgaben nicht nachkommen. Beschlüsse über die Anpassung der Vorschüsse oder über die Vor- und Nachschüsse können nicht für ungültig erklärt werden, „nur“ weil die Verwaltungsbeiräte die Jahresabrechnung und/oder den Wirtschaftsplan nicht geprüft haben. 

Bevor es zu Beschlüssen hinsichtlich der Nachschüsse und der Anpassung der Vorschüsse kommt, sollte eine Stellungnahme der Verwaltungsbeiräte bezüglich ihrer Prüfung zur Jahresabrechnung erfolgen.