Aufgaben und Pflichten eines Wohnungseigentumsverwalters

Ein Wohnungseigentumsverwalter kann bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 27 WEG) mitunter ganz schön in Bedrängnis geraten. Einerseits benötigt er ein gewisses Maß an Handlungsfreiheit, die lediglich dadurch garantiert ist, dass ihm gewisse Mindestbefugnisse eingeräumt werden und auf der anderen Seite steht die Eigenverwaltung durch die Wohnungseigentümer. Nicht selten kommt es auf der jährlichen Eigentümerversammlung zu Spannungen, die sich aus dem Zwiespalt, in dem der Verwalter steckt, zwangsläufig ergeben. 

Die alljährliche Eigentümerversammlung wird vom Verwalter vorbereitet und er lädt auch die Eigentümer dazu ein. Er muss mit den für die Gemeinschaft geltenden Gemeinschaftsordnung Regeln und Formalien vertraut sein und darauf achten, dass diese eingehalten werden. Beschlussfassungen obliegen jedoch ausschließlich den Miteigentümern. 

Das wichtigste Gremium der Wohnungseigentümer ist zweifelsohne die Eigentümerversammlung, die im Volksmund auch als „Parlament“ bezeichnet wird. Im Rahmen dieses Beschlussorgans wird über Umfang und Gegenstand sowie die Art und Weise, Dauer und den Termin einzelner Verwaltungsmaßnahmen entschieden. Ein Beispiel hierfür wäre die Instandsetzung der Balkone sowie über die Finanzierung dieser Maßnahme. 

Einmal jährlich wird die sogenannte ordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Steht eine größere bauliche Maßnahme an und gibt es daher Bedarf für weitere Zusammenkünfte können auch gemäß § 24 Abs. 1 WEG sogenannte außerordentliche Eigentümerversammlungen abgehalten werden. Fordern mindestens ein Viertel der Eigentümer „nach Köpfen“, eine außerplanmäßige Versammlung einzuberufen, müssen Sie den Verwalter unter Angabe einer triftigen Begründung um dieses Anliegen schriftlich ersuchen. 

Üblicherweise legt der Verwalter Termin und Ort einer Versammlung fest. Der Termin muss zu einem Zeitpunkt stattfinden, den die Eigentümer auch gut einrichten können. Einen Termin am Vormittag abhalten zu wollen, würde wenig Sinn machen, da die Arbeitnehmer unter den Miteigentümern einen solchen Termin kaum wahrnehmen könnten. Auch der Ort muss unter dem Gesichtspunkt der guten Erreichbarkeit gewählt werden. Bei der Auswahl des Raumes hat der Verwalter darauf zu achten, dass dieser auch so gelegen ist, um die Versammlung „nicht öffentlich“ abhalten zu können.

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss in schriftlicher Form und mindestens vierzehn Tage vor dem angedachten Termin erfolgen. Handelt es sich um eine dringlich einberufene Versammlung kann die Einladung in Ausnahmefällen auch mit einer kürzeren Frist ausgesprochen werden. An der Versammlung teilzunehmen, ist jedem im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer des Gebäudes gestattet.



Jeder Eigentümer, der im Grundbuch eingetragen ist muss auch eine Einladung erhalten. Sind zwei Lebenspartner, die eine Wohnung gemeinsam gekauft haben, demnach beide im Grundbuch eingetragen, erhalten auch beide eine eigene Einladung. Befinden sich mehrerer Kfz-Stellplätze auf Teileigentum, an dem einzelne Bruchteils-Eigentümer beteiligt sind, müssen auch hier ausnahmslos jeder Eigentümer eine eigene Einladung erhalten. Sind für einen Eigentümer Insolvenzverwalter oder ein Zwangsverwalter involviert, müssen auch diese eine Einladung erhalten. Es gibt allerdings auch andere Fälle: Ist ein Eigentümer nach einem Eigentümerwechsel noch nicht im Grundbuch eingetragen, ist dieser, so sieht es der Gesetzgeber vor, auch noch nicht teilnahmeberechtigt. Es sei denn, der vorige Eigentümer erteilt dem Neuen eine Vollmacht zur Vertretung, nicht zuletzt, da jedem Eigentümer ein Recht auf Vertretung zusteht.



Allerdings wird das Recht auf Vertretung in manchen Gemeinschaftsordnungen eingeschränkt. Dort können die Kreise der Vertretungsberechtigten eingegrenzt werden, beispielsweise auf Ehepartner, den Verwalter oder einen anderen Miteigentümer. Für den Fall des noch nicht im Grundbuch eingetragenen neuen Eigentümer gilt dies nicht, kommt er in Begleitung des alten Eigentümers zur Versammlung. Eine Zustimmung teilnehmenden Miteigentümer für das Beiwohnen des neuen Eigentümers ist allerdings erforderlich. In gewissen Fällen sind Gäste auf Eigentümerversammlungen gestattet, dies zu regeln obliegt dem Verwalter. 

Mit der Einladung zur Eigentümerversammlung muss der Verwalter die Tagesordnung zur jeweiligen Versammlung verschicken. Alle Tagesordnungspunkte, die sogenannten TOPs, über die sich die Eigentümergemeinschaft aussprechen soll oder deren Beschluss sie fassen soll, werden in der Tagesordnung aufgenommen. Ein Beispiel für einen typischen TOP wäre das Ändern der Hausordnung. Die Tagesordnungspunkte müssen allerdings in jedem Fall sehr exakt und geschlossen beschrieben sein, damit sich jeder Eigentümer ein Bild über den Gegenstand der angestrebten Beschlussfassung machen kann. Das dient auch einer möglichen Vertretungssituation: Je genauer ein verhinderter Eigentümer über den Punkt der möglichen Beschlussfassung informiert ist, desto eher kann er seinen Vertreter informieren, ob dieser mit Ja oder Nein stimmen soll. Eine genaue Darlegung des TOPs kann auch dazu dienen, dass sich die Eigentümer zu dem einzelnen Punkt hinreichend informieren können und es keine Überraschungen gibt, sollte ein Miteigentümer beispielsweise ein alternatives Vorgehen vorschlagen. Die TOPs können in der Tagesordnung stichwortartig abgefasst werden und sollen bei aller Informationstiefe noch Raum für Gedankenaustausch der Eigentümer lassen. 

Vorsicht: Nicht eingehaltene Formalien bei der Durchführung einer Versammlung können dafür sorgen, dass dort getroffene Beschlüsse von Miteigentümern vor Gericht angefochten werden können, die auch meist zu dessen Gunsten entschieden werden.

Den Vorsitz in der Eigentümerversammlung führt üblicherweise der Verwalter, in einer größeren Verwalterfirma wäre dies der für die Verwaltung zuständige und allen Eigentümern bekannte Mitarbeiter. Der Vorsitz kann durch einen „Geschäftsordnungsbeschluss“, der zu Beginn der Versammlung von der Mehrheit der anwesenden Eigentümer zu treffen ist, beispielsweise auch durch den Beiratsvorsitzenden geführt werden. Dient die Versammlung zum Beispiel dazu, sich über das Fortbestehen des Verwaltervertrages auszutauschen, macht eine Änderung des Vorsitzes für diese Versammlung durchaus Sinn. Dies gilt selbstverständlich auch für den ganz profanen Fall, in dem der Verwalter durch Krankheit verhindert wäre. Sind die Fronten zwischen einzelnen Miteigentümern und dem Verwalter verhärtet, kann es durchaus Sinn machen, einen neutralen Dritten mit dem Vorsitz zu betrauen, der möglicherweise die Funktion eines Mediators übernehmen kann und den Konflikt aus der Welt zu schafft.



Wer auch immer den Vorsitz übernimmt, muss bestens mit den Regularien vertraut sein, um die Beschlüsse „wasserdicht“ zu bekommen und den Ablauf der Versammlung effizient und reibungslos zu gestalten. Wurden die einzelnen Punkte des Versammlungsvorsitz, Abstimmungsmodalitäten, Teilnahme Dritter, Speicherung von Daten (Bild- und Tonaufzeichnungen) und Redezeitbegrenzung für die Teilnehmer nicht bereits beschlossen, kann der Versammlungsleiter mittels Geschäftsordnung derlei Regularien beschließen. Eine solche Geschäftsordnung kann nur einmalig gelten oder aber auch solange, bis eine neue Geschäftsordnung beschlossen wird. Beschlüsse der Geschäftsordnung sind weder anfechtbar noch müssen sie in der Tagesordnung angekündigt werden. 

Zu Beginn und während einer jeden Eigentümerversammlung prüft der Verwalter die Beschlussfähigkeit der Versammlung. Ob diese gegeben ist, macht sich gemäß § 25 Abs. 3 WEG an folgenden Punkten fest:  wenn mehr als die Hälfte der im Grundbuch eingetragenen Miteigentumsanteile (stimmberechtigte Wohnungseigentümer) anwesend oder vertreten sind. Eine Ausnahme von diesem gesetzlich vorgeschriebenen Punkt zu schaffen, ist in der Teilungserklärung nebst Gemeinschaftsordnung möglich. Beispielsweise könnte vereinbart werden, dass die Versammlung auch unabhängig von der Anzahl der Miteigentumsanteile beschlussfähig ist. Sind viele Kapitalanleger unter den Miteigentümern, erleichtert diese Regel die ordnungsgemäße Verwaltung, da diese Eigentümer häufig weder die Versammlung besuchen noch eine Vertretung bevollmächtigen. 

Beschlussunfähig ist die Versammlung dann, wenn der für die Gemeinschaft vereinbarte Anteil nicht erreicht wird. In solchen Fällen müssen die Eigentümer zur Wiederholung der Versammlung einberufen werden. Diese Zweit- oder Wiederholungsversammlung ist dann, wurde gemäß § 25 Abs. 4 WEG explizit darauf verwiesen, in jedem Falle beschlussfähig, unabhängig von dem für die Gemeinschaft geltenden Anteil. Liegt keine besondere Dringlichkeit vor, gilt auch hier eine Einladungsfrist von vierzehnTagen. 

Vorsicht: Eine „Eventualeinladung“ bedarf einer ausdrücklichen Regelung in der Teilungserklärung nebst Gemeinschaftsordnung oder einer wirksamen Vereinbarung. Eine solche Eventualeinladung ist nur dann zulässig, verschickt der Verwalter zwei Einladungen mit derselben Tagesordnung für den selben Tag, lediglich um eine halbe Stunde zeitversetzt. Beschlüsse, die auf einer Versammlung mit „Beschlussunfähigkeit“ gefasst werden, sind zwar anfechtbar aber dennoch wirksam. Werden nur einzelne Beschlüsse trotz Beschlussunfähigkeit gefasst, kann ein Gericht die so zustande gekommenen Beschlüsse für ungültig erklären. Für das Gericht muss hier unstrittig erkennbar sein, dass der entsprechende Beschluss bei ordnungsgemäßer Beschlusslage so nicht zustande gekommen wäre. Ein Verwalter sollte in solchen Fällen auf das Prozesskostenrisiko, das mit der Anfechtung verbunden ist, hinweisen. 

Bezüglich des Stimmrechts muss der Versammlungsvorsitzende dafür Sorge tragen, dass die für die Gemeinschaft geltenden Stimmrechte beachtet werden. Ein Paar, die gemeinschaftlich Eigentümer derselben Wohnung sind, können, gemäß § 25, Abs. 2 WEG, ihr gemeinsames Stimmrecht lediglich gemeinsam ausüben. In Ausnahmefällen kann ein Eigentümer vom Stimmrecht ausgeschlossen werden. Ist ein Eigentümer beispielsweise Inhaber einer Dachdeckerfirma und soll der Auftrag genau an genau diese Firma vergeben werden, macht es Sinn, den Eigentümer von dieser einen Stimmabgabe auszuschließen. Weitere Beispiele, die einen Abstimmungs-Ausschluss notwendig werden lassen: Ein Verwalter ist gleichzeitig Eigentümer und es geht um seine Entlassung aus den Verwalteraufgaben, ein Eigentümer nutzt seine Wohnung nicht der Gemeinschaftsordnung entsprechend und die Eigentümer wollen, gemäß § 25 Abs. 5 WEG, darüber beraten, rechtliche Schritte einzuleiten oder aber ein Miteigentümer wird rechtskräftig verurteilt und die übrigen Eigentümer wollen ihn zum Verkauf bewegen. 

Wurde dem Verwalter Stimmrechts-Vollmachten erteilt, gilt: Wird gleichzeitig über die Jahresabrechnung und die Entlastung des Verwalters beschlossen, ist der Verwalter vom Stimmrecht ausgeschlossen. Dies greift allerdings nur bei frei auszuübenden Vollmachten, über die er nach eigenem Ermessen abstimmen kann. Es bleibt ihm jedoch die Möglichkeit, einer anderen Person eine Vollmacht für diesen Beschluss zu erteilen, wenn er dem anderen keine Weisung erteilt wie dieser abzustimmen hat. 

Im Protokoll, das der Verwalter für jede Versammlung eigens anzufertigen hat, müssen gemäß § 24 Abs. 6 WEG folgende Angaben enthalten sein: 

• Name des Versammlungsleiters
• Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
• Datum der Tagesordnung und der Einladung
• Angabe zum Inhalt der Tagesordnungspunkte, inklusive des entsprechenden Beschlusstextes
• Angabe der anwesenden und vertretenden Miteigentümer sowie die Feststellung der Beschlussfähigkeit 
• Ergebnisse, mit Anzahl an Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen (ggf. mit Namensnennung), der Beschlussfassung  

Darüber hinaus sind dem Protokoll die Vertretungs- und Stimmrechtsvollmachten sowie die Liste der Teilnehmer beizufügen. Gegebenenfalls sind auch Angebote, Stellungsnahmen von Experten, Zeichnungen oder Skizzen beizufügen, dienen diese zur Konkretisierung des Beschlussgegenstandes. Unterzeichnet werden muss das Protokoll vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates, einem weiteren Miteigentümer und vom Versammlungsleiter. Das Protokoll muss bis spätestens drei Wochen nach der abgehaltenen Versammlung beim Verwalter zur Einsichtnahme vorliegen. Möchte ein Wohnungseigentümer einen Beschluss anfechten, kann er vor Ablauf der vierwöchigen Anfechtungsfrist nach Versammlung über die genauen Beschlusstexte und die Rechtsfolgen informieren. Heutzutage werden die Protokolle meist per Email an die einzelnen Eigentümer verschickt oder sie werden auf der Homepage des Verwalters zum Download angeboten.

Mit der Reform der WEG kam gemäß § 24 Abs. 7 WEG die Pflicht, „Führen einer Beschlussfassung“ hinzu. Fortlaufend einzutragen sind dementsprechend alle gerichtlichen Entscheidungen und Beschlüsse. Darüber hinaus ist laut § 24 Abs. 7 Satz 3 WEG, anzumerken, ob diese angefochten sind oder in der Vergangenheit angefochten wurden.



Die Beschlusssammlung, der seitens des Gesetzgebers eine immense Bedeutung zukommt, ist binnen weniger Tage nach einer Eigentümerversammlung, also „unverzüglich“ beim Verwalter zu führen. Der Verwalter kann, versäumt er diese Frist, abgewählt werden. In diesem Fall würde das Beschlussbuch vom Beiratsvorsitzenden der Verwaltung geführt werden, oder aber ein anderer, von der Mehrheit dazu bestimmter, Miteigentümer wurde gemäß § 24 Abs. 8 WEG, dazu bestellt. Ohne, dass dafür eine erforderliche Änderung der Grundbücher aller Miteigentümer erforderlich wäre, ist es möglich, die Kostenverteilerschlüssel im Rahmen der neuen Rechtslage dauerhaft geändert werden. Dies wurde mit der Pflicht zum Führen der Beschlusssammlung am 01. Juli 2007 verfügt. 

Im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums müssen die Beschlüsse der Eigentümerversammlung, gemäß § 27 Abs. 1 Ziff. 1 WEG, grundsätzlich umgesetzt werden. Daran gebunden sind neben dem Verwalter auch alle übrigen Miteigentümer. Ein Beschluss kann seine Gültigkeit lediglich durch folgenden Umstand verlieren: Ein Beschluss wird innerhalb von vier Wochen nach Beschlussfassung beim zuständigen Gericht angefochten und der Richter erklärt diesen für ungültig.



Automatisch „nichtig“ ist ein Beschluss, verstößt dieser gegen zwingende gesetzliche Bestimmungen. Dieser erlangt erst gar keine Rechtswirksamkeit, muss daher nicht angefochten werden und die Miteigentümer müssen keinerlei Fristen wahren: Sie können sich jederzeit auf die Nichtigkeit eines solchen Beschlusses berufen. Der Verwalter hat im Falle eines nichtigen Beschlusses, gemäß § 27 Abs. 1 Satz 1 2. Halbsatz, keinerlei rechtliche Grundlage, auf die er sich berufen kann und die es ihm in anderen Fällen erlaubt, Abmahnungen bei Verstößen auszusprechen. Ein Beispiel für einen nichtigen Beschluss wäre ein generelles Musizierverbot innerhalb der Eigentümergemeinschaft.

Expertentipp:

Ein Käufer einer Wohnung sollte sich erkundigen, ob der in der Teilungserklärung nebst Gemeinschaftsordnung festgeschriebene Kostenverteilerschlüssel seit dem 01. Juli 2007 wirksam geändert wurde. Die ideale Stelle, um sich über Beschlüsse und Beschlussanfechtungen zu informieren, ist die Beschlusssammlung. Wirksam bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Beschluss über den Kostenverteilerschlüssel, den die Gemeinschaft beschlossen hatte, vor Gericht erfolgreich angefochten worden war. War dieser Beschluss gekippt worden, würde der alte Kostenverteilerschlüssel Anwendung finden und die Änderung wäre hinfällig. Um eine lückenlose Dokumentation zu erreichen, müssen in die Beschlusssammlung neben den Beschlüssen auch Beschlussanfechtungen und gemäß § 43 WEG sogenannte „Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit mit Angabe des Datums, des Gerichts und der Parteien“ aufgenommen werden.   

Gemäß Verwaltervertrages und allen für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums geltenden Rechtsgrundlagen hat der Verwalter seine Tätigkeit auszuführen. Im Gesetz werden ihm Rechte und Pflichten unabdingbar übertragen, die die Rahmenbedingungen seiner Arbeit klar definieren. Der Begriff der Unabdingbarkeit bedeutet, dass keine Beschlüsse oder Vereinbarungen der Eigentümer diese Befugnisse und Aufgaben einschränken können.

Zwei Hauptaufgaben des Verwalters sind gemäß § 28 Abs. 1 und 3 WEG:

1. Die jährliche Abrechnung 
2. Die Aufstellung eines Wirtschaftsplans für ein Kalenderjahr

Folgende Angaben muss der Wirtschaftsplan enthalten: 

• Prognostizierte Kosten und Erträge durch die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums.  
• Die zur Zuführung zur Instandhaltungsrückstellung, gemäß § 28 Abs. 1 WEG, separat aufzuführende Beitragsleistung.
• Die Soll-Hausgeldzahlungen, die sich aus der Kostenverteilung gemäß der für die Gemeinschaft festgeschriebenen Verteilerschlüssels und den voraussichtlichen Ausgaben und Einnahmen ergeben.  

Im Gesamtwirtschaftsplan müssen die Einnahmen zukünftiger Hausgeldvorschüsse der Wohnungseigentümer nicht angegeben werden. 

Seit das BGH-Urteil vom 04. Dezember 2009 (V ZR 44/09) zur Abrechnung und zum Ausweis der Instandhaltungsrückstellung veröffentlicht wurde, gab es vielfach Diskussionsbedarf, wie die gesetzlichen Pflichten eines Verwalters genau auszuführen sind. Inzwischen ist die Grundlage der ordnungsgemäßen Erstellung des Jahresabrechnung jedoch, nicht zuletzt durch Musterabrechnungen für Wohnungseigentümergemeinschaften, geschaffen. Diese Musterabrechnungen wurden einer breiten Öffentlichkeit beispielsweise durch den Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter bereits 2011 zugänglich gemacht. Diese Musterabrechnungen wurden inzwischen im Austausch mit renommierten Fachleuten gemäß der aktuellen Rechtsprechung des BGH auf den neuesten Stand gebracht. Die Neuauflage wurde in einem Sonderheft von „Miet- und Raumrecht“ im Januar 2017 veröffentlicht. 



Der erhebliche Umfang einer Jahresabrechnung resultiert aus der Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen. Eine Jahresabrechnung kann, je nach Hausverwaltungssoftware oder anderen EDV-gestützten Programmen, demnach schnell fünfzehn oder mehr DINA4-Seiten umfassen.  

Eine Jahresabrechnung muss alle finanziellen Vorgänge geordnet und nachvollziehbar unter der Angabe folgender Punkte beinhalten:

• Einzelne Abrechnungen jedes Sonder- und Teileigentums
• Darstellung der gesamten Einnahmen und Ausgaben
• Stand und Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung
• Diverse Anlagen, Bspw.: Heizkostenabrechnung Sondereigentum
• (Optionale) Angabe des Vermögensstatus

Die Gesamtaufstellung muss alle Ausgaben und Einnahmen des letzten Wirtschaftsjahres aller Wohnungseigentümer ausweisen. Enthält die Aufstellung alle Kassen und Bankkonten inklusive Kontoanfangs- und endbeständen, ist dies durchaus als vorbildlich zu bezeichnen. Im Idealfall wird dann aus einzelnen Kontenbewegungen ersichtlich, wie viel für welche Maßnahme aufgewendet wurde. 

Folgende Schritte nimmt der Verwalter für die Einzelabrechnungen vor: 

• Verteilung der Gemeinschaftskosten und Erträge auf Basis des Kostenverteilerschlüssels auf die einzelnen Miteigentümer
• IST: Höhe der vom einzelnen Wohnungseigentümer geleisteten „Hausgeldzahlungen“  
• SOLL: Sofern Abweichungen bestehen: Wie viel jeder Miteigentümer gemäß Wirtschaftsplan hätte bezahlen müssen
• Ermittlung der „Abrechnungsspitze“: Guthaben oder Nachzahlung aufgrund Soll-Vorauszahlungen gegenüber Wirtschaftsplan
• Darstellung umlagefähiger Kosten (Hohe Vergleichbarkeit im Mietspiegel, Vereinfachung Betriebskostenabrechnung)

Oft setzen sich die Einzelabrechnungen aus Listen unterschiedlichen Inhalts zusammen: 

• Eigentümerliste aller Soll- und Ist-Hausgeldzahlungen
• Aufstellung die Soll- und Ist-Zuführung zur Instandhaltungsrückstellung
• Nachzahlungen/Guthaben aus Jahresabrechnung einzelner Eigentümer

Sonderumlagen könnten notwendig werden, ist auf dem laufenden Geschäftskonto der Gemeinschaft nicht genügend Geld, um ein höheres Guthaben aus der Jahresabrechnung an einen Miteigentümer zu begleichen. Diese Einmalzahlungen der Miteigentümer sichern dann die Liquidität der Gemeinschaft.

Der BGH fordert mit Urteil vom 04. Dezember 2009 folgendes mit Nachdruck ein: Die Darstellung des Vergleichs der Soll-Ist-Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung. Die Summe der Zahlungsrückstände, die aus den nicht erbrachten Zahlungen einzelner Miteigentümer resultieren, muss durch die Darstellung sofort ersichtlich sein, die Rückstände einzeln aufzulisten, ist nicht erforderlich.