Heizkostenverordnung: wie Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung korrekt ausgewiesen werden

Grundsätzlich ist der Vermieter verpflichtet, Heizkosten abzurechnen und zwar nach tatsächlichem Verbrauch. Das schließt eine Regelung in Form einer Heizkostenpauschale aus, auch wenn sie so im Mietvertrag vereinbart ist. Ebenso ist es unzulässig, die Heizkosten als Teil einer Inklusivmiete zu behandeln. Es gibt jedoch Ausnahmen:    

• Bei einer Heizungsanlage, die auf extrem energiesparenden Betrieb (< 15 kWh/m² pro Jahr) ausgelegt ist, z.B. mithilfe einer Solaranlage, Wärmepumpe, Abwärmeverwertung, muss der Vermieter nicht nach den Vorgaben der HeizKV abrechnen, sofern zwei Bedingungen erfüllt sind: eine Wärmeverbrauchsmessung wird nicht vorgenommen und die Ausnahme wurde von der zuständigen Behörde genehmigt
• Die Heizungsanlage stammt aus der Zeit vor dem 01.07.1981, bei der sich der Wärmeverbrauch der Mieträume der Wohnung(en) nicht regeln lässt.
• Ist die Wohnimmobile ein Zwei-Parteien-Haus, in welchem der Vermieter eine der beiden Wohnungen bewohnt, können der Aufwand für die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten sowie entstehende Kosten für eine Verbrauchserfassung unverhältnismäßig hoch sein. Die Regelung gilt auch für Einfamilienhäuser mit Einliegerwohnung.
• Bei so genannten kleinen Mietverhältnissen, z.B. ein Zimmer zur Untermiete oder bei Kurzzeitmieten von Ferienhäusern und -wohnungen.
• Handelt es sich um eine "Zwischenmiete" – sozusagen eine Sonderform der Untermiete – bei der der Mieter zumeist eine ganze Wohnung für einen zeitlich befristeten Zeitraum mietet, müsste eigentlich nach dem Buchstaben des Gesetzes eine Heizkostenabrechnung erfolgen - jedenfalls hat der Mieter Anspruch auf eine Abrechnung. Im Allgemeinen sind jedoch weder Mieter noch Vermieter an einer solchen Abrechnung interessiert.  Da ein Verstoß gegen die HeizKV kein Offizialdelikt ist, wird der Verstoß von Amts wegen nicht verfolgt. 
• Sind die Räume Teil eines Senioren-, Pflege-, Studentenwohnheims oder einer ähnlichen Einrichtung, entfällt die Verpflichtung zur Abrechnung nach HeizKV.
• Die Erfassung des Wärmeverbrauchs ist aus technischen Gründen nicht möglich oder wirtschaftlich unverhältnismäßig. Hierbei geht die Rechtsprechung i.d.R. davon aus, dass sich die voraussichtlichen Kosten für die erforderlichen Messgeräte  und deren Installation nicht durch Einsparungen im Lauf von 10 Jahren amortisieren.

Nach dem Exkurs zu den Ausnahmeregelungen bei der Heizkostenverordnung sollen nun die Regelungen behandelt werden, die für den überwiegenden Teil der "Normalfälle" infrage kommen. Es wird sich zeigen, dass die HeizKV zum Teil recht rigide Vorschriften bereit hält und Vermieter gut beraten sind, diese hinsichtlich der Heizkostenabrechnung genau einzuhalten.

Ein "hartes" Beispiel: Der Vermieter einer Mehrparteien-Mietimmobile hat mit Einverständnis der Mieter immer anhand einer Heizkostenpauschale abgerechnet. Begründung: Im ganzen Haus sind keine Wärmemessgeräte installiert, eine nachträgliche Installation sei zu teuer. Nun möchte aber eine Mietpartei doch eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung und erhält aufgrund der Vorschriften der HeizKV vor Gericht Recht. Mehr noch: Das Gericht zwingt den Vermieter im Einklang mit der HeizKV, in allen Wohnungen Wärmemessgeräte einzubauen (auch ohne Zustimmung der Mieter) und fortan verbrauchsorientiert für jede Wohnung separat die Heizkosten abzurechnen. 

Geht der Vermieter im Vorfeld einer gerichtlichen Auseinandersetzung auf das Verlangen des Mieters auf eine Verbrauchsabrechnung nicht ein,  kann der Mieter die Pauschale ohne Ankündigung um 15% kürzen. Bei einer Inklusivmiete ist der Mieter berechtigt den Heizkostenanteil zu schätzen und ebenfalls um 15% zu kürzen. Das Kürzungsrecht sowie das Recht auf Verbrauchsabrechnung gilt nur für die Zukunft und nicht rückwirkend, jedoch so lange, bis der Vermieter mittels Wärmemess- bzw. Verbrauchserfassungsgeräten eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung erstellt. 

Zu den Betriebskosten einer Zentralheizungsanlage einschließlich der Abgasanlage (Kamin) zählen gemäß §7 Abs. 2 HeizKV,  die 

verbrauchsabhängigen Kosten

• für verbrauchte Brennstoffe und ihre Lieferung

verbrauchsunabhängigen Kosten

• des Betriebsstromes 
• der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, 
• der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit 
• für die Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes
• der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz
• für die Anmietung, Leasing oder andere Arten der Gebrauchsüberlassung von Geräten zur Verbrauchserfassung
• für die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwendung (z.B. Eichung, Austausch) sowie Ablesung dieser Geräte

Der verbrauchsabhängige Kostenanteil darf nicht ausschließlich nach der Wohnfläche oder dem umbauten Raum berechnet werden. Hier gilt, dass je Mieter mindestens 50% und höchstens 70% der erfassten Energiemengen abgerechnet werden. Das heißt, dass 30% bis 50% mit den Grundkosten nach einem festen Verteilungsschlüssel abgerechnet werden können. Diese Regelung soll u.a. berücksichtigen, dass Wohnungen in einer Wohnimmobile je nach ihrer Lage (mehr oder weniger Außenwände, Geschosslage) unterschiedlichen Heizungsbedarf haben. Außerdem wird damit berücksichtigt, dass je nach Alter des Gebäudes auch der Verlust der Heizenergie (Grundwärmebedarf) durch mangelnde Wärmedämmung und mehr oder weniger gedämmte bzw. isolierte Heizungsrohre unterschiedlich ist. 

Auch die Kosten für die Warmwasserbereitung werden in einen verbrauchsunabhängigen Grundbetrag und einen verbrauchsbezogenen Betrag geteilt, wobei letzterer wieder mit mindestens 50% und höchstens 70% abgerechnet wird (§8 Abs. 1 HeizKV)

Demgegenüber kann die Heizkostenabrechnung ziemlich einfach sein, wenn der Vermieter zum Beispiel eine Altbauwohnung mit einer Gastherme für Heizung und Warmwasserbereitung besitzt. Denn in dem Fall liegt hinsichtlich HeizKV eine Ausnahme vor. Vermieter und Mieter  können die Berücksichtigung der Heizkosten frei verhandeln als Inklusivmiete, Pauschale oder Vorauszahlung mit Endabrechnung. Der Mieter hat jedoch das Recht auf einer Heizkostenabrechnung zu bestehen. 

Heutige Praxis ist es vielerorts, dass der vorhandene Gaszähler von einem Mitarbeiter des Gasversorgers abgelesen wird. Aus der Differenz zu dem ein Jahr zuvor abgelesenen Betrag wird daraus der Verbrauch in Kubikmetern und dem Tarif entsprechend die Kosten errechnet. Über den Betrag erhält der Vermieter eine Rechnung, die dieser in die Nebenkostenabrechnung einfließen lässt. Die verbrauchsunabhängigen Kosten wie z.B. Wartung und Sicherheitsüberprüfung der Gastherme sowie die Inspektion der Abgasanlage sind umlagefähig.

Die Heizkostenabrechnung wird im Allgemeinen in Verbindung mit der Nebenkostenabrechnung erstellt und umfasst ebenfalls den Abrechnungszeitraum von 12 Monaten. Ebenso gilt, dass die Aufstellung übersichtlich und nachvollziehbar in Einzelposten aufgelistet ist und zwar nach den beiden Gruppen

• verbrauchsabhängige Kosten 
• Grundkosten bzw. verbrauchsunabhängige Kosten 

Um die Gesamtkostenaufstellung so übersichtlich und nachvollziehbar wie möglich zu machen, sollte sie folgende Angaben enthalten: 

Grundinformationen

• Rechnungsdatum
• Bezeichnung der Parteien des Mietverhältnisses
• Vollständiger Name des Dienstleisters / der Person, die die Abrechnung durchgeführt hat und die Adresse des Gebäudes sowie der Nutzungseinheit
• Maßgeblicher Abrechnungszeitraum
• Mieteranteil (Angabe der Verbrauchseinheiten für den verbrauchsabhängigen Teil)
• Verteilerschlüssel (für den verbrauchsunabhängigen Teil)
• Geleistete Vorauszahlungen (müssen von den Gesamtkosten abgezogen werden)

Einzelposten der Heizkostenabrechnung

• Brennstoffkosten und Brennstoffverbrauch (samt den oben erläuterten Details)
• Kosten des Betriebsstroms
• Weitere Heizkostenpositionen (jeweils getrennt nach Grund und Art)
• Gesamtbetrag
• Verteilungsmaßstab
• Verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Kosten für das gesamte Gebäude und je Wohneinheit
• Verteilerschlüssel
• Höhe des auf den Mieters entfallenden Anteils
• Abrechnungsergebnis

Für die Erfassung der verbrauchten Wärmeenergie, die als Grundlage für die Umrechnung  auf die tatsächlichen Kosten der gelieferten Energieträger dient,  gibt es unterschiedliche Messgeräte:

Wärmeverteiler in Form von Messröhrchen oder in elektronischer Ausführung sind die preisgünstigste Lösung und u.a. deswegen am weitesten verbreitet. Sie messen die Erwärmung an jedem Heizkörper und die Ergebnisse von allen Heizkörpern in der Wohnung müssen abgelesen und zusammengefasst werden. Wärmeverteiler messen nicht so präzise wie der nachfolgend beschriebene Wärmemengenzähler.

Wärmemengenzähler messen bei Zentralheizanlagen mit speziellen Sensoren sehr exakt die Temperatur an der Vorlauf- und Rücklaufleitung. Der auf diese Weise festgestellte Gesamtenergieverbrauch kann dann z.B. über die Wohnfläche auf die Wohneinheiten umgelegt werden. Die Genauigkeit der Messung hat ihren Preis: Kauf, Miete oder Leasing sowie die Installation eins solchen Gerätes sind deutlich teurer als Wärmeverteiler. Darauf sollte der Vermieter seine Mieter aufmerksam machen, da die Kosten sowohl für Beschaffung als auch Installation der Geräte auf die Mieter umlagefähig sind. Bei Fußbodenheizungen sind Wärmemengenzähler die einzige Möglichkeit der Verbrauchsmessung.

Warmwasserzähler messen den Verbrauch an warm aufbereitetem fließend Wasser in Kubikmetern. Somit ist der Verbrauch einfach abzulesen und zu bestimmen. Das Messgerät muss im 5-Jahres-Turnus ausgebaut und geeicht oder auswechselt werden.

Alljährlich im ganzen Haus mit mehreren Mietparteien jeweils die Verbrauchsmessgeräte abzulesen, die ermittelten Daten in einer Heizkostenabrechnung aufzubereiten und als konkreten Geldbetrag für jeden Mieter auszuweisen, überlassen zahlreiche Vermieter einem professionellen Wärmemessdienst. Dieser sorgt auch für die Bereitstellung der Verbrauchsmessgeräte und tauscht sie bei Bedarf aus, so dass jederzeit eine korrekte Datenerfassung gewährleistet ist.

Dennoch beanstanden Mieter immer wieder die Genauigkeit der Messmethode, insbesondere der Messröhrchen. Und in der Tat liefern sie keine objektiven Messergebnisse über den Verbrauch am Wärmeenergie sondern liefern "nur" einen Indikator, der jedoch auf die Dauer so aussagefähig ist, dass der Gesetzgeber diese Messmethode ausdrücklich für rechtens erklärt hat. Im Fall von Reklamationen bieten sich für Vermieter daher folgende Argumente:

• Wärmeverteiler mit Messröhrchen oder mit Digitalanzeige sind die preiswerteste Messmethode
• Sie bieten ein verlässliches Messergebnis mit hinreichender Genauigkeit
• Der Gesetzgeber würde zumindest Wärmeverteiler mit Messröhrchen nicht zulassen, wenn sie nennenswerte Nachteile für die Mieter erbrächten  
• Es können auch präzisere Messgeräte installiert werden, die jedoch deutlich teurer sind und – da umlagefähig – vom Mieter zu bezahlen sind    
  
   

Messergebnisse können in einer Toleranzspanne (z.B. bei Messröhrchen) liegen, die der Mieter tolerieren muss.     Etwas anderes ist es, wenn Messungen fehlerhaft sind, z.B. bei Heizkörperverkleidungen, die das Messergebnis verfälschen. Bei so offensichtlich falschen Messergebnissen kann eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung nicht erfolgen, der Mieter kann sie anfechten und den Betrag um 15% kürzen. Deshalb hat auch der Vermieter die Verantwortung über die Arbeitsergebnisse eines Wärmemessdienstes. Der Vermieter kann daher einen reklamierenden Mieter nicht auf den Dienstleister verweisen, sondern muss selbst der Reklamation nachgehen und ggf. für Abhilfe sorgen.

Weitere Hürden auf dem Weg der Ablesung von Wärmeverbrauchsdaten können sein:

• Der Mieter sorgt trotz frühzeitiger Ankündigung nicht für einen ordnungsgemäßen Zugang zur Wohnung bzw. zu den Messeinrichtungen. Dazu ist er aber verpflichtet. Er muss die Ablesung dulden. Muss der Ablesedienst ein zweites Mal kommen, können die Kosten dem Mieter angelastet werden.
• Die Wohnung des Mieters ist an mindestens zwei angekündigten Terminen nicht zugänglich. Um auf der rechtssicheren Seite zu sein, sollte der Vermieter den Mieter auf die Folgen einer weiteren Zugangsverweigerung aufmerksam machen und dann im Wege einer einstweiligen Verfügung den Zugang erzwingen. Die Kosten dafür kann der Vermieter dem Mieter in Rechnung stellen. 
• Der Vermieter muss die Verbrauchszahlen schätzen. Wenn Wärmemessgeräte an Heizkörpern beschädigt oder mutwillig demontiert wurden, müssen die Verbrauchsdaten geschätzt werden. Dies ist unter Zuhilfenahme von Vergleichszahlen aus dem vergangenen Jahr möglich (unter Berücksichtigung der Temperaturverhältnisse im gleichen Zeitraum) oder durch den Vergleich mit Verbrauchszahlen aus ähnlichen Räumen im selben Gebäude.

Nicht immer lässt sich eine Wohnung sofort weitervermieten, nachdem ein Mieter ausgezogen ist. Es entsteht Leerstand, der sich auch über Monate hinziehen kann, je nachdem wie wichtig einem Vermieter die Weitervermietung ist. Wenn jedoch ausgerechnet während der Wintermonate eine Wohnung leer steht, glauben manche Mieter in den Nachbarwohnungen, einen Ausgleich für höhere Heizkosten beanspruchen zu können. Schließlich, so argumentieren sie, sei der Heizungsbedarf geringer, wenn die Nachbarwohnung beheizt wird.

Klarzustellen ist zum einen: Eine leerstehende Wohnung muss bei der Berechnung der Gemeinkosten mit berücksichtigt werden, die dann der Vermieter zu tragen hat. Zum anderen: Erhöhter Heizbedarf  der Nachbarwohnungen wegen einer leer stehenden Wohnung berechtigt die betreffenden Mieter nicht zu Ausgleichsforderungen (AG Halle-Saalekreis, 2004, ZMR 2005, S. 201).

Mehr zum Thema Umlage von Heizkosten finden Sie in unserem Artikel Umlage von Heizkosten in der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)