Was ist bei Eigentümerversammlungen zu beachten?

Jede erfolgreiche Eigentümerversammlung beginnt mit der richtigen Einladung. Dabei ist es entscheidend, alle Fristen und Formalitäten einzuhalten. Beim Versenden der Einladung sollten Name und Anschrift der Eigentümer korrekt und vollständig sein. 

Wenn die Einladungen erfolgreich versendet wurden, gilt es, die Tagesordnung zu planen, sodass keine wichtigen Themen unter den Tisch fallen. 

Bei Eigentümerversammlungen gibt es keine Anwesenheitspflicht. Möchte der Eigentümer eigentlich dabei sein, hat jedoch keine Zeit, dann ist es grundsätzlich möglich, dass er eine weitere Person bevollmächtigen, für ihn zu erscheinen und abzustimmen.

Nichtsdestotrotz sollten Sie vorab einen Blick in die Gemeinschaftsordnung werfen und prüfen, ob dort eine Vertretungsklausel vermerkt ist. Auch als Leiter der Versammlung ist es ratsam, die genauen Regeln vorab zu kennen, um bei der Versammlung selbst die Teilnehmer überprüfen zu können. Sollten hier Fehler gemacht werden, ist der Beschluss im Nachgang anfechtbar.

Zusätzlich gilt das sogenannte Entweder-oder-Prinzip. Das bedeutet, dass der Eigentümer nicht zusammen mit seiner bevollmächtigten Vertretung erscheinen darf, sondern immer nur einer von beiden.

Insbesondere seit Ausbruch der Corona-Pandemie im Jahr 2020 taucht immer wieder die Frage auf, ob die Eigentümerversammlung auch online abgehalten werden kann. Und die Antwort lautet ja. Wenn alle Eigentümer einverstanden sind, können die Versammlungen auch virtuell stattfinden. Insbesondere für Eigentümer, die an einem anderen Ort wohnen oder Eltern, die auf ihre Kinder aufpassen müssen, ist dies ein sinnvolles Angebot. Es ist auch möglich, dass sich Eigentümer vereinzelnd online dazu schalten. Dabei darf Eigentümern die Möglichkeit, physisch zu erscheinen, nicht verwehrt werden. 

Wahl der richtigen Software bei virtuellen Eigentümerversammlungen:

Sollten sich die Wohnungseigentümer dazu entschließen, künftig die Versammlungen online abzuhalten, muss dafür eine geeignete Video-Software gefunden werden. 

Dabei müssen folgende Fragen einvernehmlich geklärt werden:

• Welche Kosten verursacht die Software?
• Wie viele Teilnehmer können maximal teilnehmen?
• Gibt es die Möglichkeit zur Bildschirmaufnahme? 
• Können Teilnehmer gemeinsam an einem Dokument arbeiten?
• Bietet die Video-Software eine Funktion zur Durchführung von Abstimmungen?
• Werden Gespräche verschlüsselt übertragen?

Vor allem der letzte Punkt ist relevant für die Gewährleistung einer vertraulichen Kommunikation. Und auch auf Seite der Eigentümer muss geklärt werden, ob alle Teilnehmer über die technischen Voraussetzungen verfügen: ein Internetzugang mit ausreichend schneller Geschwindigkeit, eine Kamera für die Bildübertragung und natürlich einen Laptop oder Ähnliches mit Tonfunktion. Was für den einen selbstverständlich klingt, ist es für manche – insbesondere Eigentümer höheren Alters – nicht unbedingt. Daher muss der Leiter der Versammlung hier unbedingt sicherstellen, dass alle Eigentümer über die Voraussetzungen für eine virtuelle Konferenz erfüllen oder dass nach wie vor physische Versammlungen angeboten werden.

Der übliche Ablauf einer Eigentümerversammlung beginnt mit der Begrüßung sowie der Feststellung aller Teilnehmer beziehungsweise der Bevollmächtigten und der Beschlussfähigkeit. Im Anschluss werden die einzelnen Tagesordnungspunkte vorgestellt, die im Anschluss nacheinander diskutiert werden. Hier ist es wichtig, dass eine Person diese Diskussionen leitet und diese zur Abstimmung führt. Denn für jeden Diskussionspunkt muss eine Abstimmung erfolgen und im Anschluss eine Entscheidung gefällt werden. Sämtliche Beschlüsse werden dann von der dafür zuständigen Person dokumentiert und festgehalten. 

Bei diesen Diskussionen sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass ein respektvoller Umgang gewahrt wird und jeder Eigentümer die gleiche Chance für seine Anliegen erhält. Insbesondere der Leiter dieser Runde sollte hier immer wieder ein Augenmerk darauflegen.

Beim Protokoll einer Eigentümerversammlung handelt es sich um ein “Ergebnisprotokoll” und nicht um ein “Verlaufsprotokoll” und hat damit einen geringeren Umfang. Am Ende muss der Organisator das Protokoll vorlesen, um sicher zu stellen, dass alle Punkte vermerkt wurden und alle Eigentümer mit den Beschlüssen einverstanden sind. Der Verwaltungsbeirat, ein beliebiger Eigentümer und der Versammlungsleiter müssen das Protokoll im Anschluss unterschreiben. 

Für die Erstellung des Protokolls liegt keine Frist vor. Dennoch sollte es den Eigentümern bis spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist zur Verfügung stehen. Das Protokoll erhalten alle Eigentümer und Bevollmächtigten im Anschluss meist postalisch zugesandt.

Das Protokoll kann grundsätzlich angefochten werden und muss dem Amtsgericht im entsprechenden Gerichtsbezirk bis spätestens einen Monat nach Erstellung des Beschlusses mitgeteilt werden. Gründe für eine Anfechtung können sein, dass die Mehrheit bei einer Abstimmung nicht gegeben war, Kalkulationen falsch sind, die Beschlüsse nichts mit der Immobilie zu tun haben oder die Rahmenbedingungen für die Eigentümerversammlung nicht korrekt waren. Die Gerichtskosten müssen parallel eingezahlt werden und eine Begründung kann innerhalb von zwei Monaten nachgereicht werden.

Früher war eine Eigentümerversammlung nur dann beschlussfähig, wenn mindestens 50 Prozent der Eigentümer anwesend waren. Seit dem 01.12.2020 reicht es jedoch, wenn mindestens ein Eigentümer oder ein stimmberechtigter Bevollmächtigter anwesend ist (Stand November 2021).

Im Jahr 2020 gab es eine Reform des Wohneigentumsgesetzes (WEG). Dabei wurden folgende Regelungen festgelegt:

1. Bauliche Veränderungen werden leichter: Das bedeutet, dass Eigentümer einen Anspruch darauf haben, auf eigene Kosten Veränderungen vorzunehmen. Zu solchen baulichen Veränderungen zählen zum Beispiel der Ausbau eines Glasfaseranschlusses, ein barrierefreier Um- und Ausbau oder Maßnahmen zum Einbruchschutz. Das sind bauliche Veränderungen, die insbesondere auch den Mietern zugutekommen sollen.

2. Vereinfachung der Beschlussfassung: Für bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum, wie Sanierungs- oder Modernisierungsarbeiten, benötigte man früher die Zustimmung aller Eigentümer. Nach dem neuen Gesetz wird nun nur noch die mehrheitliche Zustimmung der Eigentümer benötigt.

3. Verwalter bekommt mehr Befugnisse: Kleinere Maßnahmen, wie zum Beispiel Reparaturarbeiten oder den Abschluss von Dienstleistungsverträgen kann die Hausverwaltung nun ohne vorherigen Beschluss der Eigentümer durchführen.

4. Mehr Recht für Eigentümer: Auch die Rechte der Eigentümer gegenüber der Verwaltung haben sich verändert. Nun kann jeder Eigentümer eine Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Auch die Möglichkeit, die Hausverwaltung zu kündigen, wurde erleichtert. Die Hausverwaltung ist zudem verpflichtet, einen Vermögensbericht über die aktuelle Lage der Gemeinschaft zu erstellen.

5. Neue Regelungen für Eigentümerversammlungen: Fristen wurden verändert und die Bedingungen und Regeln für Eigentümer wurden aufgelockert.

6. Zertifizierung des Verwalters: Ein Sachkundenachweis ist zwar nicht verpflichtend, dennoch können Wohnungseigentümer ab 2022 (also zwei Jahre nach Inkrafttreten der WEG-Reform) einen solchen Nachweis bei ihrer Hausverwaltung anfordern.

7. Harmonisierung von Miet- und Eigentumsrecht: Hier ist vorgesehen, dass die Gesetze der Eigentümer und Mieter stärker in Einklang miteinander gebracht werden.