Der Verteilerschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung

Nun können Wohnungen innerhalb eines Mietobjektes unterschiedlich groß und mit mehr oder weniger Personen bewohnt sein. Für die auf die gesamte Mietimmobile pauschal anfallenden "kalten Nebenkosten" (die also nicht individuell zuzuordnen sind), ist daher ein Abrechnungsmodus in Form eines Verteilerschlüssels anzuwenden, der es erlaubt, dass die umlagefähigen Nebenkosten je Mietpartei anteilsmäßig berechnet werden können.

Insgesamt gibt es sieben häufiger oder seltener angewendete Verteilerschlüssel, aus denen der Vermieter wählen kann. Bei Bedarf hat er auch die Möglichkeit, mehrere Verteilerschlüssel zu kombinieren. Die hier genannten Verteilerschlüssel berücksichtigen unterschiedlichen Gesichtspunkte:

• Die Wohnfläche in Quadratmeter (Wohnungsgröße) ist der gebräuchlichste und am meisten angewendete Verteilerschlüssel (neben Verbrauch/Verursachung, s.u.). Er wird auch vom Gesetzgeber bei Rechtsstreitigkeiten als Grundlage genutzt. Hierbei wird der Anteil der Wohnfläche der einzelnen Mietwohnung an der Gesamtwohnfläche errechnet. Diesem Anteil entsprechend entfällt auf die Mietwohnung der Nebenkostenanteil. Beispiel für eine monatliche Nebenkosten-Vorauszahlung: Gesamtwohnfläche der Wohnimmobilie mit mehreren Wohnungen: 640 qm. Wohnfläche der betreffenden Mietwohnung: 80 qm. Gesamt-Nebenkostenanteil (kalt): 1/8. Gesamt-Nebenkosten: EUR 1.536,-. Nebenkostenanteil für die 80qm-Mietwohnung:  EUR 192,-.        
• Die Wohneinheit als Verteilerschlüssel gewichtet jede Wohnung gleich. Der Schlüssel bietet sich an bei Wohnungen nahezu gleicher Größe/Fläche und Verursacherkosten (z.B. Kabelgebühren, Müllentsorgung). Vorteil dieses Verteilerschlüssels für den Vermieter: einfach zu berechnen, Gesamtnebenkosten durch Anzahl der Wohnungen teilen, fertig. Nachteil: Bei großen Unterschieden z.B. des Müllanteils je Wohneinheit, des Wasserverbrauchs bei gemeinschaftlicher Kaltwasserversorgung und Abwasserentsorgung entstehen Ungerechtigkeiten. Oft ist dann eine Änderung des Verteilerschlüssels auf Wohnflächenanteil sinnvoll.
• Die Anzahl der im Haushalt lebenden Personen zu berücksichtigen, ist recht aufwändig, da die Personenzahl für jede Mietwohnung im Abrechnungszeitraum jeweils nachgeprüft werden muss, wobei die Häufigkeit der Nachprüfung von mindestens zweimal im Jahr strittig ist. Zudem entstehen Ungerechtigkeiten, wenn – wie beim Verteilerschlüssel  Wohneinheit – bedeutend zu viel Verursacherkosten je Person bzw. Wohneinheit entstehen. Ein weiteres Problem sind eventuelle Leerstandskosten, die der Vermieter grundsätzlich selbst tragen muss. Es ist bisher juristisch nicht entschieden, ob der Vermieter hierbei eine Person in der leerstehenden Wohnung anzusetzen hat.
• Der Verbrauch wird bei allen verbrauchsabhängigen Nebenkosten (Gas, Warmwasser, Heizung, Strom) je Mietwohnung fast ausschließlich durch Ablesen der betreffenden Messgeräte (Zähler) ermittelt. In diesem Fall handelt es sich genau genommen nicht um einen Verteilerschlüssel. Nur beim Kaltwasser-Verbrauch kann eine Umlage erfolgen
• Beim Verteilerschlüssel Kubikmeter umbauter Raum wird die Raumhöhe berücksichtigt. Dies kann sinnvoll sein, wenn Wohnungen mit unterschiedlichen Raumhöhen in der Immobilie bestehen. Beispielsweise kann eine Maisonette-Wohnung über zwei Etagen mehr Heizkosten verursachen als eine normale Etagenwohnung - vor allem bei gleicher Grundfläche.
• Miteigentumsanteile ist ein Verteilerschlüssel zum Beispiel für Besitzer von Eigentumswohnungen in einer Wohnimmobilie, die von einer Hausverwaltung betreut wird. Denn der Wohnungsbesitzer kann sich hier die Abrechnungsarbeit sehr erleichtern, da er die Jahresabrechnung der Hausverwaltung in weiten Teilen übernehmen kann.
• Die Leerraummiete soll hier der Vollständigkeit halber erwähnt werden, da sie als Verteilerschlüssel sehr umstritten ist. Hier wird ein direkter Zusammenhang zwischen Miethöhe und Höhe der Betriebskosten hergestellt. Dieser entspricht aber in sehr vielen Fällen nicht den Praxisbedingungen.

Sowohl im Mietvertrag als auch bei der Nebenkostenabrechnung sollten für jede Nebenkosten-Position der verwendete Verteilerschlüssel angegeben sein - und zwar so, dass der daraus resultierende Betrag für den Mieter transparent und nachvollziehbar ist. Insbesondere bei dem am meisten verwendeten Schlüssel "Wohnfläche in Quadratmeter" sollte der Berechnungsweg ersichtlich sein, indem angegeben werden:

1. die Gesamtzahl der Quadratmeter des Wohnobjektes,
2. die Wohnfläche der betreffenden Wohnung,
3. der Anteil der Wohnfläche je Wohnung an der Gesamt-Wohnfläche 
4. der Gesamtbetrag der Nebenkosten und 
5. der daraus für die Wohnung errechnete Nebenkosten -Teilbetrag 

Zu einer transparenten Berechnung gehört demnach, dass für jede Nebenkosten-Position der Absolutbetrag ausgewiesen wird, den der Mieter für die Leistung zu bezahlen hat. Dies zum einen, damit der Mieter die Rechnung leichter prüfen kann. Zum anderen muss er die Höhe des Betrags kennen, den er bei Anfechtung einer Position zurückbehalten darf.

Einen bestehenden, im Mietvertrag eingetragenen Mietschlüssel durch einen anderen zu ersetzen, ist nicht ohne weiteres, aber in Ausnahmefällen möglich und gilt dann ab der neuen Abrechnungsperiode:

• Bei der einvernehmlichen Lösung müssen alle Mietparteien mit der Änderung einverstanden sein. Ist nur ein Mieter dagegen, kann die Änderung nicht vorgenommen werden. Zumindest bleibt die alte Regelung für diesen Mieter bestehen.
• Die Einführung eines verbrauchsorientierten, gerechteren Verteilerschlüssels ist möglich, wenn zum Beispiel im Zuge der Installation von Zählern für alle Wohnungen der genaue Verbrauch den Mietparteien zugeordnet werden kann.

Ein Mietschlüssel kann von einem Mieter angefochten werden, sofern er glaubt, dass 

• er erheblich benachteiligt wird, wobei die Betonung auf erheblich liegt. Kleinere Ungerechtigkeiten lassen sich oftmals nicht vermeiden oder der Aufwand zur Behebung würde den Nutzen bei weitem übersteigen 
• der Verteilerschlüssel auf einer falschen Grundlage beruht. Beispielsweise kann der Verteilerschlüssel nach Wohnfläche auf einer falschen Berechnung der Wohngrundfläche beruhen und damit zu einem falschen Anteil der Nebenkosten führen.

Ein Zwang zur verbrauchsabhängigen Abrechnung besteht bei den Kosten für Heizung und Warmwasser entsprechend der bundesweit geltenden Heizkostenverordnung. Für die Kaltwasserversorgung gilt in den meisten Bundesländern diese Regelung nicht. Hier gilt: Wenn nicht jede Mietwohnung mit einem Kaltwasserzähler ausgestattet ist (wie im Bundesland Hamburg vorgeschrieben), wird verbrauchsunabhängig abgerechnet. Das bedeutet, dass ein einzelner Mieter sich zwar auf eigene Kosten einen Wasserzähler einbauen lassen kann, daraufhin jedoch den Vermieter nicht zwingen kann, bei ihm verbrauchsabhängig abzurechnen. 

Einspruch gegen die verbrauchsunabhängige Abrechnung kann erhoben werden, wenn ein einzelner Mieter einen außerordentlich hohen Wasserverbrauch hat und sich diesen durch die Umlage von den anderen Mietparteien sozusagen finanzieren lässt.

Wie oben schon beschrieben, ist der Verteilerschlüssel nach Wohnraum-Grundfläche sie verbreitetste und gerechteste Basis für die Berechnung der "kalten Nebenkosten". Dennoch hat auch diese Methode eine Schwachstelle: die richtige Berechnung der Wohnfläche. Und es kommt nicht selten vor, dass hier Fehler vorliegen. Das unterstellt keineswegs dem Mieter Vorsätzlichkeit, sondern die Fehler kommen meist dadurch zustande, dass eine ganze Reihe von Vorgaben bei der Flächenberechnung nicht berücksichtigt werden. 

So gibt es z.B. vier verschiedene Flächenberechnungsarten für Balkone:    

• DIN 277 besagt, dass die Balkonfläche zu 100% der Gesamtwohnfläche zugeschlagen werden darf
• Nach DIN 283 zählt die Balkonfläche überhaupt nicht zur Wohnfläche
• Die Zweite Berechnungsverordnung (II. BV) berücksichtigt Balkonflächen zu 50%
• Die Wohnflächenverordnung (WoFlV) ist gesetztlich bindend für den sozialen Wohnungsbau und berechnet Balkonflächen zu 25% bis  maximal 50%

Auch Dachwohnungen oder Maisonette-Wohnungen mit Dachschrägen enthalten häufig Falschberechnungen, da schräge Wände und niedrige Sockelwände den effektiv nutzbaren Wohnraum beeinträchtigen. Deshalb gibt es hier folgende Vorgaben:

• Räume und Raumteile von mindestens zwei Metern Höhe (inkl. Flur, Bad, Küche, WC, Abstellkammern, beheizbarer Wintergarten) werden zu 100 % Wohnfläche berechnet
• Im Einzugsbereich von Wandschrägen ab 1 Meter bis 1, 99 Meter Höhe wird die Grundfläche nur zu 50% als Wohnfläche berechnet
• Balkone, Loggias, Terrassen, Dachgärten werden mit einem 25%-Anteil der Gesamtwohnfläche zugeschlagen (50% in Ausnahmefällen, z.B. nicht beheizbarer Wintergarten)
• Bereiche unter Dachschrägen mit Höhen bis maximal 1 Meter werden nicht als Wohnfläche (0%) berücksichtigt.
• Geschäftsräume, Keller, Heizungsräume, Waschküchen, Dachböden und Garagen sowie Abstellräume außerhalb der Wohnung zählen nicht zum Wohnraum

Zwar können die Daten aus den Bauplänen entnommen werden, bei gerichtlichen Auseinandersetzungen gelten jedoch die Messungen im bestehenden Objekt. Darüber hinaus gelten weitere Regelungen, die an dieser Stelle den Rahmen sprengen würden.

Stellt sich eine fehlerhafte Angabe der Wohnfläche heraus, gilt

• bei zu hoher Wohnflächenangabe (also zu Ungunsten des Mieters) eine Rückzahlungsverpflichtung, zudem u.a. Neufestsetzung der (reduzierten) Miete, fristloses Kündigungsrecht des Mieters
• bei einer zu geringen  Wohnflächenangabe (zu Ungunsten des Vermieters) die Neuberechnung der Verteilerschlüssel und die Anpassung der künftigen Nebenkosten sowie der Nebenkostenabrechnung. Die bisherigen Abrechnungen bleiben bestehen.

Gängige Praxis für Vermieter einer Eigentumswohnung ist die Abrechnung nach Eigentumsanteilen, die dann auch für den Verteilerschlüssel maßgeblich sind, obwohl diese nicht immer völlig äquivalent zu den tatsächlichen Wohnflächen sind (§ 556a, Abs. 3, BGB). Wenn dem Mieter dadurch aber grobe Nachteile entstehen – was in aller Regel nicht zu erwarten ist – müssten dann die Nebenkosten entsprechend dem Verteilerschlüssel der tatsächlichen Wohnfläche abgerechnet werden.