Nebenkostenabrechnung: Was darf abgerechnet werden?

Nebenkosten sind zusätzliche Kosten, die neben der eigentlichen Miete für die Nutzung einer Wohnung anfallen. Sie werden auch als Betriebskosten bezeichnet und umfassen alle laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch den Besitz und die Bewirtschaftung des Gebäudes entstehen. Laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) können Nebenkosten in verschiedene Kategorien eingeteilt werden.

Heiz- und Warmwasserkosten

Einer der größten Posten in der Nebenkostenabrechnung sind die Heiz- und Warmwasserkosten. Diese dürfen vollständig auf die Mieter umgelegt werden, sofern sie verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Dazu gehören auch die Kosten für die Wartung und den Betrieb der Heizungsanlage. Wichtig ist, dass die Abrechnung nachvollziehbar ist und die Heizkostenverordnung eingehalten wird, die eine verbrauchsabhängige Abrechnung vorschreibt.

Wasserkosten

Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören auch die Kosten für Frischwasser und Abwasser. Hierzu zählen die Gebühren für den Wasserverbrauch, die Abwasserentsorgung sowie die Kosten für Wartung und Bereitstellung der entsprechenden Anlagen. Diese Kosten werden in der Regel nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet, der durch Wasserzähler ermittelt wird. Eine pauschale Umlage ist hier nicht zulässig, außer es gibt keine individuellen Wasserzähler.

Müllabfuhr

Die Gebühren für die Müllabfuhr dürfen ebenfalls auf die Mieter umgelegt werden. Dazu gehören die Kosten für die regelmäßige Entleerung der Mülltonnen sowie eventuell anfallende Sonderleerungen. Diese Kosten können je nach Kommune variieren und sollten klar in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesen werden. Auch hier gilt, dass die Umlage gerecht und nachvollziehbar sein muss.

Gebäudereinigung und Gartenpflege

Kosten für die Reinigung des Treppenhauses, der Flure und anderer Gemeinschaftsflächen können in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden. Gleiches gilt für die Pflege der Gartenanlagen, inklusive Rasenmähen, Heckenschnitt und Laubentsorgung. Diese Arbeiten tragen zur Instandhaltung und zum Erscheinungsbild des Gebäudes bei und dürfen daher als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden.

Hausmeisterkosten

Der Einsatz eines Hausmeisters verursacht ebenfalls Kosten, die auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu zählen das Gehalt des Hausmeisters sowie die Kosten für Materialien und Werkzeuge, die für seine Arbeit benötigt werden. Die Hausmeisterkosten müssen jedoch transparent aufgeschlüsselt sein, damit ersichtlich ist, welche Tätigkeiten er durchgeführt hat und welche Kosten dafür entstanden sind.

Versicherungskosten

Versicherungskosten, die das Gebäude betreffen, wie etwa die Gebäudehaftpflichtversicherung, können ebenfalls Bestandteil der Nebenkostenabrechnung sein. Hierzu zählen auch die Kosten für eine Versicherung gegen Elementarschäden. Diese Versicherungen schützen das Gebäude und damit auch die Mieter, weshalb diese Kosten umlagefähig sind.

Verwaltungskosten

Kosten, die für die Verwaltung des Gebäudes anfallen, wie etwa Gehälter der Hausverwaltung oder Büromaterialien, dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Diese Kosten sind vom Vermieter selbst zu tragen. Die Verwaltungskosten sind Bestandteil der allgemeinen Geschäftskosten des Vermieters und dürfen daher nicht als Betriebskosten ausgewiesen werden.

Instandhaltungs- und Reparaturkosten

Auch Kosten für Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten am Gebäude oder in den Wohnungen dürfen nicht in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Diese fallen unter die Instandhaltungspflicht des Vermieters. Mieter müssen lediglich für die laufenden Betriebskosten aufkommen, nicht jedoch für Maßnahmen, die der Werterhaltung oder der Beseitigung von Schäden dienen.

Rücklagen für zukünftige Reparaturen

Vermieter dürfen keine Rücklagen für zukünftige Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen in die Nebenkostenabrechnung einfließen lassen. Solche Rücklagen müssen getrennt verwaltet werden und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Dies gilt auch für Modernisierungsmaßnahmen, die den Wohnwert erhöhen sollen.

Überprüfung der Abrechnungsperiode

Die Abrechnungsperiode für die Nebenkosten darf maximal zwölf Monate betragen. Mieter sollten prüfen, ob der Zeitraum korrekt angegeben ist und ob die Abrechnung fristgerecht zugestellt wurde. Die Frist beträgt 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wird diese Frist überschritten, können Nachforderungen des Vermieters nicht mehr geltend gemacht werden.

Kontrolle der Einzelpositionen

Jede Position in der Nebenkostenabrechnung sollte nachvollziehbar und plausibel sein. Mieter haben das Recht, Einsicht in die zugrunde liegenden Rechnungen und Belege zu nehmen. Es empfiehlt sich, die Abrechnung Punkt für Punkt zu prüfen und bei Unklarheiten den Vermieter um Aufklärung zu bitten. Besonders bei ungewöhnlich hohen Kosten oder neuen Posten ist eine genaue Überprüfung ratsam.

Tipp: Auch wenn die Posten alle korrekt sind, kann in Zukunft bei den Nebenkosten gespart werden.

Vergleich mit dem Mietvertrag

Die im Mietvertrag vereinbarten Nebenkostenpositionen sollten mit den abgerechneten Kosten übereinstimmen. Es dürfen nur die im Vertrag genannten Posten abgerechnet werden. Zusätzliche Kosten, die nicht im Mietvertrag aufgeführt sind, dürfen nicht in der Abrechnung auftauchen. Eine genaue Kenntnis des Mietvertrags ist daher unerlässlich, um unzulässige Posten zu identifizieren.

Sollten Unstimmigkeiten oder Fehler in der Nebenkostenabrechnung festgestellt werden, sollten Mieter zunächst das Gespräch mit dem Vermieter suchen und die Punkte klären. Falls keine Einigung erzielt werden kann, besteht die Möglichkeit, rechtlichen Rat einzuholen oder eine Schlichtungsstelle anzurufen. Eine detaillierte Dokumentation der beanstandeten Punkte und eine schriftliche Kommunikation sind hierbei hilfreich.

Es ist wichtig, die Nebenkostenabrechnung sorgfältig zu prüfen und sich über die eigenen Rechte und Pflichten im Klaren zu sein. Nur so kann man sicherstellen, dass man keine ungerechtfertigten Kosten trägt und ein harmonisches Mietverhältnis aufrechterhalten bleibt.

Insgesamt kann die Nebenkostenabrechnung eine komplexe Angelegenheit sein, doch mit dem nötigen Wissen und der richtigen Herangehensweise lassen sich Missverständnisse vermeiden und eine faire Abrechnung gewährleisten. Durch eine sorgfältige Prüfung und das Wissen um die rechtlichen Rahmenbedingungen können Mieter ihre Interessen wahren und sicherstellen, dass sie nur die tatsächlich umlagefähigen Kosten tragen.