Übergabeprotokoll Haus: Was gehört alles rein?

• Ein Übergabeprotokoll für ein Haus regelt unter anderem den Umgang mit vorhandenen Mängeln.
• Es ist somit eine wichtige Absicherung für Verkäufer und Käufer.
• Das Übergabeprotokoll wird bei der Übergabe erstellt, wenn der Kaufvertrag unterschrieben und der Kaufbetrag überwiesen ist.
• Noch mehr Sicherheit bringen Zeugen bei der Übergabe. Das kann zum Beispiel der Immobilienmakler sein.

Das Übergabeprotokoll ist ein Dokument, in dem die Übergabe einer Immobilie, wie zum Beispiel eines Hauses, festgehalten wird. Es enthält unter anderem eine Bestandsaufnahme aller Räume und Außenanlagen, die aktuellen Zählerstände, individuelle Vereinbarungen und Mängel und Schäden des Hauses, die erst bei der Schlüsselübergabe festgestellt wurden. 

Ein Übergabeprotokoll ist wichtig, um späteren Problemen vorzubeugen. Im Kaufvertrag fürs Haus werden zwar bereits viele Punkte zur Hausübergabe geregelt, zum Beispiel, welche Mängel der Verkäufer noch beseitigen muss und welche Einrichtungsgegenstände der Käufer übernimmt, es sind aber noch keine Details zur Übergabe dokumentiert. Das erfolgt erst mithilfe des Übergabeprotokoll. Es schafft Klarheit für Verkäufer und Käufer, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Grundsätzlich kann ein Käufer im Nachhinein nur die Mängel und Schäden geltend machen, die bei der Übergabe festgehalten wurden.

Die Übergabe eines Objektes wollen viele schnell hinter sich bringen, mit der Folge, dass manche Mängel außen vor gelassen und nicht detailliert genug beschrieben wurden. Das gilt es zu vermeiden. Die Mängel sollten mit Beschreibungen und Fotos sorgfältig und detailliert dokumentiert werden.

In den meisten Fällen wird das Übergabeprotokoll während der Übergabe des Hauses erstellt. Die Übergabe findet in der Regel nach Unterzeichnung des Kaufvertrags und Eingang des Kaufbetrags statt. Die Übergabe stellt somit den Abschluss eines Kaufprozesses dar. Dabei werden üblicherweise auch die Hausschlüssel an den neuen Eigentümer übergeben.

Der Verkäufer ist für die Organisation zuständig. Am besten wird der Übergabetermin des Hauses tagsüber angesetzt, damit Mängel besser erkannt werden. Zudem ist es von Vorteil, wenn bei der Übergabe die Räumlichkeiten leer sind, um Mängel besser zu erkennen. Ist das nicht möglich, weil es zum Beispiel Einbauschränke gibt, können Vorbehalte im Übergabeprotokoll festgehalten werden, wie: „Wand kann aufgrund eines Einbauschranks nicht auf Mängel überprüft werden.“

Für die Übergabe darf ein Experte hinzugezogen werden, der über die Formalitäten Bescheid weiß und Sicherheit vermittelt. Das kann zum Beispiel der Immobilienmakler sein.

In der Regel wird das Übergabeprotokoll für eine Immobilie in dreifacher Ausführung erstellt. Ein Protokoll geht jeweils an:

• den Verkäufer,
• den Käufer,
• Versorgungsbetriebe (als Informationsschreiben).

Übergabeprotokolle sind häufig ähnlich aufgebaut. Folgende Informationen sollten darin unter anderem zu finden sein:

• Informationen zum Käufer und Verkäufer (Name, Anschrift, Geburtsdatum, etc.)
• Anschrift des Objekts
• Bestandsaufnahme aller Räume, der Außenanlagen und des Gartens (die Einrichtung wird i. d. R. nur festgehalten, wenn der Käufer diese übernimmt)
• Zählerstände von Strom, Wasser, Gas, Heizung (evtl. Öl)
• Anzahl der Schlüssel, die an den Käufer übergeben werden (z. B. Haus-, Keller-, Zimmer- oder Garagenschlüssel; es ist auch festzuhalten, wenn ein Schlüssel fehlt)
• Menge des vorhandenen Heizöls, wenn es im Haus eine Ölheizung gibt (häufig wird auch festgehalten, inwiefern dieses berechnet wird)
• Individuelle Vereinbarungen (z. B. wenn der Käufer eine Reparatur selbst übernimmt)
• Die Dokumente, die der Käufer bei der Übergabe erhält (z.B. Bedienungsanleitungen für Elektrogeräte, Handwerkerrechnungen vergangener Reparaturen, Versicherungspolicen, Wartungsverträge, Baupläne, Grundrisszeichnungen, Mietverträge, etc.)

Wie ein Übergabeprotokoll aussehen kann, zeigt folgendes Muster, das Sie kostenlos herunterladen können:

Der Käufer sollte beim Übergabetermin unter anderem folgende Dokumente erhalten:

• Baupläne vom Haus
• Grundrisszeichnungen
• Wohnflächenberechnung und Kubaturberechnung des Hauses
• statische Berechnungen
• Energieausweis fürs Haus
• Bodengutachten, falls vorhanden
• Bescheide über die Grundsteuer
• Rechnungen von Reparaturen, Renovierungen, Sanierungen
• Bauverträge
• Wartungsverträge
• Gewährleistungsunterlagen, Garantiescheine
• Prüfbescheinigungen des Schornsteinfegers
• Versicherungspolicen
• Bedienungsanleitungen für Anlagen und Elektrogeräte
• Mietverträge und komplette Mieterakte beim Verkauf eines Mehrfamilienhauses

Je nach Objekt müssen möglicherweise noch weitere Dokumente übergeben werden. Ein Immobilienmakler weiß, welche Unterlagen wichtig sind.

Mängel, die bereits bei der Hausbesichtigung vor der Übergabe bekannt sind, sollten im Kaufvertrag festgehalten werden, inklusive der Vereinbarung, ob diese vom Verkäufer noch bis zur Übergabe beseitigt werden oder nicht. 

Werden bei der Übergabe Mängel entdeckt, die bisher nicht bekannt waren, greift das Prinzip der zweiten Chance. Das bedeutet, der Verkäufer bekommt die Möglichkeit, die Mängel innerhalb einer vereinbarten Frist selbst zu beseitigen oder beseitigen zu lassen, um den Leistungsanspruch des Käufers doch noch zu erfüllen. Hält der Verkäufer die Frist nicht ein, darf der Käufer die Mängelbeseitigung selbst in Auftrag geben und dem Verkäufer in Rechnung stellen. Kann der Käufer das Haus wegen der Mängel nicht beziehen, kann er möglicherweise Schadensersatz erhalten.

Fällt dem Käufer ein Mangel erst nach der Übergabe auf, haftet der Verkäufer im Regelfall nicht, denn grundsätzlich geht die Verantwortung des Objektes mit Schlüsselübergabe an den neuen Besitzer über. Aus diesem Grund sollten bestehende Mängel so genau wie möglich festgehalten werden – sowohl schriftlich als auch mit aussagekräftigen Fotos. Es genügt zum Beispiel nicht, eine mangelhafte Tür mit “die Tür ist alt“ zu beschreiben, denn das sagt nichts über ihren Zustand und den Mangel aus.

Hat der Verkäufer jedoch einen Mangel arglistig verschwiegen, gilt der Ausschluss der Haftung nicht. Denn wer ein Haus übergibt, obwohl Mängel bestehen, die ihm bekannt, aber für den Käufer nicht ersichtlich sind, handelt gegen das Gesetz. Der Käufer hat dann Anspruch auf Rückabwicklung des Kaufs; womöglich auch auf Schadensersatz.Je nach Mangel muss der Verkäufer nachweisen, dass ihm dieser unbekannt war. Verkäufer haften für verschwiegene Mängel bis zu fünf Jahren nach Kaufabschluss.

Folgende Mängel können zum Beispiel bestehen:

• Feuchtigkeitsschäden
• Hausschwamm
• Hausbock
• Pilzbefall
• Asbest
• Geruchsbelästigung durch eine Kläranlage
• Überflutungsgefahr
• fehlende Genehmigung für das Gebäude, Teile davon oder seine Nutzung

Ein neues Haus bringt viele Eindrücke mit sich. Besonders für das Übergabeprotokoll ist auf Details zu achten:

• Glasschäden, beispielsweise an Fenstern oder Türen.
• Zustand der sanitären Einrichtungen. Oft sind hier Sprünge oder Risse zu finden.
• Zustand der Einbaumöbel. Das ist von Bedeutung, wenn der Käufer die Möbel übernimmt. Der Zustand wird überprüft, indem beispielsweise Schubladen geöffnet und geschlossen werden.
• Türschlösser, Rollläden, Wasserhähne: alle beweglichen Teile sind zu prüfen.
• Zustand der Fußleisten. Diese weisen häufig Schäden auf.
• Kein Raum vergessen! Das Objekt ist vollständig durchzugehen. Besitzt es einen Keller, einen Garten oder Speicherräume, so sind auch diese zu prüfen.

Käufer sollten sich außerdem alle Geräte und Anlagen im Haus ausführlich erklären und die dazugehörigen Bedienungsanleitungen übergeben lassen. Dazu gehören unter anderem:

• Heizungsanlage
• Elektro-/Gasboiler bzw. Durchlauferhitzer
• Ventile von Heizungs- und Wasseranschlüssen
• Sicherungskasten
• Kontrollschacht für das Abwasser
• Zeitschaltuhren (z. B. für automatische Jalousien)
• Alarm- und Sicherungsanlagen
• Swimmingpool, Sauna, etc.

Am besten übergibt der Verkäufer dem Käufer zudem die Kontaktdaten der zuständigen Versorgungsbetriebe und Handwerksunternehmen, die Arbeiten am Haus durchgeführt haben.

Häufig besitzt der Verkäufer noch einige Ersatzteile wie Dachziegel, Fliesen oder Tapeten. Käufer sollten diese übernehmen. So kommen sie später nicht in Bredouille, wenn die passenden Ersatzteile vielleicht nicht mehr auf dem Markt zu finden sind.

Eine Hausübergabe führen Sie am besten wie folgt durch:

1. Vereinbaren Sie einen Übergabetermin und lassen Sie sich diesen von allen Beteiligten bestätigen. Beim Übergabetermin sollten nicht nur der Verkäufer und der Käufer vor Ort sein, sondern bestenfalls auch ein Zeuge; zum Beispiel der Immobilienmakler
2. Fertigen Sie ein Übergabeprotokoll an. Dokumentieren Sie die Mängel schriftlich und mit Fotos.
3. Legen Sie fest, wer die Mängel bis wann behebt.
4. Lesen Sie die Zählerstände ab, am besten mit Zeugen.
5. Übergeben Sie alle wichtigen Unterlagen an den Käufer; z. B. die Bedienungsanleitung für die Heizungsanlage.
6. Erklären Sie dem Käufer alle wichtigen Einrichtungsgegenstände, beispielsweise wie der Ofen funktioniert oder wo es einen Anschluss für die Waschmaschine gibt.
7. Notieren Sie in einem separaten Schlüsselübergabeprotokoll, welche Schlüssel Sie dem Käufer übergeben und lassen Sie sich das Dokument gegenzeichnen.
8. Lassen Sie sich das Übergabeprotokoll von allen anwesenden Personen unterschreiben.

Die Checkliste, die Sie weiter oben kostenlos herunterladen können, hilft dabei, dass Sie keinen wichtigen Punkt bei der Hausübergabe vergessen.

In einigen Fällen kann der Fall auftreten, dass die Übergabe schon vor Überweisung des Kaufbetrags erfolgt. Dies ist zur Risikominimierung im Kaufvertrag festzuhalten. Zudem sollte der Käufer eine Anzahlung in der Höhe von zehn bis 20 Prozent des Kaufpreises leisten.

Springt der Käufer nach der Übergabe ab und will den Kaufpreis nicht mehr bezahlen, kann mit diesen Vorkehrungen der Vertrag als nichtig erklärt werden und das Eigentum geht wieder auf den ursprünglichen Eigentümer zurück.