Nebenkostenabrechnung: Welche Fristen müssen Vermieter einhalten?

• Die Begriffe Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung werden meistens synonym verwendet, so auch in diesem Artikel.
• Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es Fristen für die Abrechnung, die Korrektur, die Zahlung, den Einspruch und die Verjährung.
• Die Fristen für die Nebenkostenabrechnung sind gesetzlich verbindlich – für Sie als Vermieter und Ihren Mieter.
• Sie müssen die Nebenkosten einmal im Jahr abrechnen.
• Für die Nebenkostenabrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit.
• Erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung besser frühzeitig, nicht erst am Ende der Abrechnungsfrist, sonst ist keine Korrektur mehr möglich.
• Bekommt Ihr Mieter die Betriebskostenabrechnung zu spät, muss er keine eventuell bestehende Nachforderung mehr bezahlen.

Die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden umgangssprachlich häufig synonym verwendet und die Betriebskostenabrechnung als Nebenkostenabrechnung bezeichnet. Genau genommen gibt es jedoch einen Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten, der vor allem für Ihre Finanzbuchhaltung als Vermieter wichtig ist: Der Begriff Nebenkosten an sich ist nicht definiert, meint aber im weitesten Sinne alle Kosten, die im Rahmen der Bewirtschaftung einer Immobilie anfallen. Dazu zählen auch die Betriebskosten. Betriebskosten sind somit grundsätzlich Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind automatisch Betriebskosten.

Betriebskosten sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 556 Abs. 1 BGB) wie folgt definiert:

„(…) Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen (…).“

Betriebskosten sind umlagefähige Kosten, die Sie von Ihrem Mieter tragen lassen können. So sieht es § 556 Abs. 1 BGB vor:

„Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt (…).“

Umlagefähige Kosten – also Betriebskosten – sind in der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) aufgelistet. Dazu zählen zum Beispiel:

• Müllentsorgungsgebühren
• Straßenreinigung im Grundstücksbereich
• Kosten für Heizung und Wasser
• Kalt- und Abwassergebühren
• Betriebskosten für den Aufzug
• Kosten der Allgemeinbeleuchtung
• Gebäudereinigung
• Kosten für die Gartenpflege
• Hausmeisterkosten
• Versicherungen (teilweise)
• Grundsteuer

Voraussetzung dafür, dass der Mieter die umlagefähigen Betriebskosten trägt, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag. Außerdem müssen Sie sich als Vermieter an die Regelungen zur Betriebskostenabrechnung halten, also den korrekten Abrechnungszeitraum und die gesetzlichen Fristen beachten.

Folgende Nebenkosten sind laut Betriebskostenverordnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV) keine Betriebskosten:

• Verwaltungskosten und
• Instandhaltungs- sowie Instandsetzungskosten.

Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten können entweder als Pauschale oder auf Basis einer Vorauszahlung abgerechnet werden. Dazu § 556 Abs. 2 BGB:

„Vertragsparteien können vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden."

Laut § 556 Abs. 3 BGB beträgt der Abrechnungszeitraum für Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten maximal ein Jahr:

„Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (…).“

Der Abrechnungszeitraum darf auch kürzer sein und muss sich nicht am Kalenderjahr orientieren, läuft also nicht zwangsläufig vom ersten Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres, sondern könnte auch vom ersten Mai bis zum 30. April des Folgejahres dauern.

Wenn Sie den Abrechnungszeitraum am Kalenderjahr festlegen und Ihr Mieter mitten im Jahr auszieht, ändert sich nichts an der Lage des Abrechnungszeitraums.

Zu Teilabrechnungen sind Sie als Vermieter laut Gesetz (§ 556 Abs. 3 BGB) nicht verpflichtet. Dennoch sollten Sie sich die Zählerstände bei Auszug des Mieters notieren, um am Ende des Abrechnungszeitraums eine korrekte Betriebskostenabrechnung erstellen zu können. 

Sie müssen jedoch beachten, dass Sie sich keine Fehler leisten dürfen, wenn Sie bis zur letzten Sekunde mit der Nebenkostenabrechnung warten, denn eine Korrektur ist nur innerhalb des Abrechnungszeitraums möglich.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zugestellt werden?

Die Abrechnungsfrist ist in § 556 Abs. 3 festgelegt:

„(…) Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (…).“

Das bedeutet, wenn Sie als Vermieter Ihrem Mieter die Betriebskostenabrechnung erst nach zwölf Monaten zukommen lassen, hat Ihr Mieter das Recht, diese anzufechten. Die Abrechnung wird unwirksam und Sie können auf den Kosten sitzen bleiben.

Der Versand der Nebenkostenabrechnung kann postalisch, per E-Mail oder Fax erfolgen.

Was gilt bei unverschuldetem Versäumnis der Abrechnungsfrist?

Wenn Sie Ihrem Mieter die Betriebskostenabrechnung unverschuldeterweise nicht fristgerecht zukommen lassen können, haben Sie laut einem Urteil vom Bundesgerichtshof nach Ablauf der Abrechnungsfrist weitere drei Monate Zeit. Sollten Sie bis zum Ende dieser drei Monate Ihrem Mieter die Abrechnung nicht zugestellt haben, können Sie die Betriebskosten nicht mehr einfordern und bleiben darauf sitzen.

Ein Versäumnis der Abrechnungsfrist gilt zum Beispiel als unverschuldet,

• wenn Sie krank waren.
• wenn Sie die Abrechnung Ihres Energieversorgers verspätet erhalten.
• wenn Sie einen Grundsteuerbescheid vom Finanzamt verspätet bekommen.
• wenn Ihr Mieter unbekannt verzogen ist.

Als Vermieter sind Sie in der Beweispflicht, dass Ihr Fristversäumnis unverschuldet war. Sie sind auch in der Verantwortung, wenn Sie einen Hausverwalter oder einen anderen Dienstleister mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragt haben. Sie stehen in der Haftung, haben aber die Möglichkeit, Ihren Hausverwalter wegen Pflichtverletzung fristlos zu kündigen und eventuell auf Schadensersatz zu verklagen.

Welche Zahlungsfristen gelten bei der Nebenkostenabrechnung?

Laut § 286 Abs. 3 BGB müssen die offenen Forderungen aus einer Betriebskostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung beglichen werden.

„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; (…)“

Diese Fristen gelten sowohl für Sie als Vermieter, wenn Sie Rückzahlungen zu leisten haben, als auch für Ihren Mieter, wenn dieser Nachzahlungen zahlen muss. Eine Abweichung ist möglich, wenn Sie im Mietvertrag andere Zahlungsfristen vereinbart haben.

Ihr Mieter hat das Recht, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen und darf sich laut § 556 Abs. 3 BGB zwölf Monate dafür Zeit lassen. Trotzdem muss er die Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung einhalten.

Nebenkostenabrechnung: Wie ist die Widerspruchsfrist?

Hat Ihr Mieter Zweifel an der Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung, kann er von Ihnen Einsicht in die Rechnungen und Belege verlangen, die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegen. Dieser Forderung müssen Sie nachkommen (§ 259 BGB). Sie können Ihrem Mieter in Ihrem Büro Einsicht in die originalen Dokumente gewähren oder ihm Kopien der Rechnungen und Belege per E-Mail, Post oder Fax zusenden. Ihr Mieter darf auch Einsicht in die Abrechnungen der anderen Mietparteien aus derselben Wohnimmobilie fordern, um die Kosten vergleichen zu können.

Hält Ihr Mieter die Abrechnung für inkorrekt, hat er zwölf Monate Zeit, Einspruch dagegen einzulegen (§ 556 Abs. 3 BGB):

„(…)  Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (…).“

Bis wann kann eine Nebenkostenabrechnung korrigiert werden?

Ist Ihnen ein Fehler bei der Betriebskostenabrechnung unterlaufen, können Sie innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist diesen vollständig korrigieren. So lautet ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH, Urteil vom 12. Januar 2011, Az.: VIII ZR 296/09).

Welche Verjährungsfristen gelten für Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung?

Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung gelten laut § 195 BGB drei Jahre – sowohl für Mieter (Nachzahlung) als auch für Vermieter (Rückzahlung). Die Verjährungsfrist beginnt gemäß § 199 BGB mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand.

Allerdings gilt diese Regelung nur, wenn Sie den Anspruch innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums geltend gemacht haben, Ihrem Mieter also die korrekte Betriebskostenabrechnung übergeben haben.

Ausnahmen, in denen ein Anspruch auch noch nach dieser dreijährigen Frist geltend gemacht werden kann, sind möglich. Der Anspruch muss dann jedoch in einer bestimmten Form geltend gemacht werden.

Alle Fristen für die Nebenkostenabrechnung auf einen Blick

Zieht Ihr Mieter während des Abrechnungszeitraums aus, hat er keinen Anspruch darauf, dass Sie die Nebenkostenabrechnung vor Ende des zwölfmonatigen Abrechnungszeitraums erstellen. Sie können also bis zum Ende des Abrechnungszeitraums warten und haben dann nochmal die üblichen zwölf Monate Abrechnungsfrist, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen Sie den verkürzten Nutzungszeitraum berücksichtigen und anteilig berechnen. Dazu sollten Sie bei Auszug des alten Mieters die Zählerstände ablesen und notieren.

Damit Ihr Mieter keinen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegt oder Ihnen Geld verloren geht, sollten Sie Fehler vermeiden. Folgende Fehler sind typisch:

1. Warmwasserkosten werden geschätzt, statt genau nach Verbrauch abgerechnet. In diesem Fall darf Ihr Mieter den Posten pauschal um 15 Prozent kürzen.
2. Es werden Kosten berechnet, die nicht im Mietvertrag stehen.
3. Es werden Kosten auf den Mieter umgelegt, die der Vermieter eigentlich selbst tragen muss, wie zum Beispiel Reparaturkosten, Bank- und Kontoführungsgebühren.
4. Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist wird versäumt. Vom Mieter können dann keine Nachzahlungen mehr verlangt werden.
5. Gewerbeeinheiten werden in die Nebenkosten für die Wohnungen eingerechnet.
6. Es wird ein falscher Abrechnungszeitraum angegeben. Sie dürfen nur die Monate berechnen, für die Ihr Mieter die Wohnung gemietet hat – nicht für das gesamte Jahr.
7. Beim Verteilerschlüssel Wohnfläche wird eine Quadratmeterzahl zugrunde gelegt, die erheblich (um mehr als zehn Prozent) von der tatsächlichen Größe abweicht.

Die Betriebskostenabrechnung muss klar und verständlich sein. Dazu sollten Sie folgende Angaben in der Abrechnung machen:

• Abrechnungszeitraum
• Umlageschlüssel (Verbrauch, Anzahl der Bewohner oder Quadratmeter; Heizkosten müssen immer nach dem Verbrauch abgerechnet werden)
• Gesamtkosten bei einem Mehrfamilienhaus
• Berechnung des Mieteranteils an den Gesamtkosten
• Vorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat
• Rückzahlungen oder Nachzahlungen

Stehen Wohnungen in einem Mietshaus leer oder nutzen Sie eine der Wohnungen selbst, müssen Sie die darauf entfallenden Kosten auf alle Wohnungen verteilen. Den Verteilerschlüssel zu ändern und die Nebenkosten nur auf die vermietete Wohnung umzulegen, ist unzulässig. Die Nebenkosten für die leerstehende Wohnung müssen Sie selbst übernehmen.

Befindet sich auch eine Gewerbeeinheit in dem Mietshaus, müssen Sie die Kosten für diese gesondert abrechnen, wenn der Wohnungsmieter durch eine gemeinsame Abrechnung deutlich höhere Nebenkosten zu zahlen und dadurch erheblich benachteiligt würde.

Bis wann muss ich meinem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens zustellen?

Sie müssen Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode bis abends 24:00 Uhr zugestellt haben. Sicherer ist es jedoch, nicht bis zur letzten Sekunde zu warten. Zum einen kann immer etwas dazwischen kommen, sodass die Zustellung doch nicht möglich ist, zum anderen nehmen Sie sich damit die Möglichkeit zur Korrektur. Eine Korrektur ist nur während der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist möglich.

Was kann ich tun, wenn ich als Vermieter die Frist für die Nebenkostenabrechnung verpasst habe?

Es kommt darauf an: Haben Sie die Frist für die Betriebskostenabrechnung selbst verschuldet versäumt, dürfen Sie keine Nachforderungen mehr von Ihrem Mieter einfordern. Ist das Fristversäumnis unverschuldet, zum Beispiel, weil Sie einen Bescheid von der Stadt verspätet erhalten haben, dürfen Sie bis drei Monate nach der Abrechnungsfrist Nachforderungen von Ihrem Mieter einfordern. Allerdings müssen Sie Ihr Unverschulden immer nachweisen.

Was, wenn die Hausverwaltung die Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht einhält?

Übernimmt eine Hausverwaltung oder ein anderer Dienstleister für Sie die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, sind Sie als Vermieter trotzdem in der Haftung. Das bedeutet, Sie stehen für inhaltliche Fehler und die Einhaltung aller Fristen bei der Nebenkostenabrechnung in der Verantwortung.

Ist eine Fristverlängerung für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zulässig?

Die Frist für die Nebenkostenabrechnung gilt juristisch als Ausschlussfrist und darf deshalb nicht verlängert werden. Ihr Mieter muss die Nebenkostenabrechnung immer spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums von Ihnen erhalten haben.

Bis wann kann der Mieter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen?

Ihr Mieter hat ab Zugang der Nebenkostenabrechnung zwölf Monate Zeit, um Widerspruch einzulegen.