Verwaltervertrag: Vertragsform und Verwalterhonorar

Im Zuge einer Rentabilitätsprüfung entscheiden Sie sich als Eigentümer einer Wohnungseigentumsanlage gegebenenfalls für die Verwaltung durch einen eigens bestellten Verwalter. Die Vertragsform, unter die ein Verwaltervertrag fällt, ist die eines entgeltlichen Geschäftsbesorgungsauftrages. Inhaltlich muss der Verwaltervertrag wenigstens die folgenden Punkte umfassen:

• Anschrift Objekt
• Nennung aller Vertragsparteien
• den kompletten Leistungsumfang
• die Vergütung inklusive Anpassungsmöglichkeiten
• Dauer der Anstellung inklusive Kündigungsmodalitäten
• die Rechte des Verwalters
• die Haftung
• den Gerichtsstand.

Vereinbarungen, die den gesetzlichen Vorschriften widersprechen, können dennoch rechtssicher getroffen werden. Dies ist im Rahmen der Vertragsfreiheit möglich, unterliegt jedoch der Einhaltung strenger Voraussetzungen: Die Vereinbarungen

• dürfen im Vertrag ausschließlich mit dem Vertragspartner ausgehandelt worden sein,
• gelten nur für diesen speziellen Vertrag und
• sie müssen gesondert unter der Überschrift „Individuelle Vereinbarungen“ aufgeführt werden 

Zur Form: Diese Vereinbarungen müssen 

• stets handschriftlich sowie
• von beiden Parteien extra unterzeichnet werden.

Der Umstand, dass diese Vereinbarungen im Vorfeld verhandelt worden waren, muss aus der individuellen Vereinbarung ersichtlich sein. Beispielsweise kann hier ein Chat- oder E-Mail-Verkehr aus der Zeit vor Vertragsunterzeichnung angeführt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass eine Vollmacht zur Vorlage gegenüber Dritten vorliegt, aus der Ihre Befugnis als Verwalter hervorgeht. Um bei bedeutenden Vertragsabschlüssen keine (Form-) Fehler zu machen, wodurch ein Vertrag nichtig werden könnte, verwenden Sie idealerweise Vordrucke für Vollmachten oder Formularverträge. Diese erhalten Sie beispielsweise bei Fachverlagen der Immobilienwirtschaft.

Weder der Gesetzgeber hat die Honorare für Verwalter explizit geregelt, noch gibt es Vorgaben im für die Verwaltung spezifischen Leistungskatalog. Diese fehlende Grundlage erfordert unbedingt eine genaue Definition der Rahmenbedingungen eines Verwaltervertrages. Für die Definition einer genauen Honorarhöhe wird zunächst die Ermittlung eines leistungsgerechten Verwalterhonorars erforderlich, wobei das Honorar üblicherweise der allgemein herrschenden Marktsituation angepasst wird. Darüber hinaus kann auch die Studie der Bundesvereinigung der Spitzenverbände der Immobilienwirtschaft „Verwaltervergütungen in Deutschland“ hilfreich sein.

Allzu häufig macht bedauerlicherweise der günstigste Anbieter für ein Verwaltungsobjekt das Rennen, ohne dass die angebotene Leistung und Qualifikation des Verwalters ausreichend kritisch hinterfragt wird. Bei der Kalkulation sind neben der monatlichen produktiven Arbeitszeit, die mit etwa 138 Stunden kalkuliert wird, auch andere Aufwendungen wie die der ständigen Büroführung, Bankkosten, Steuern, Raumkosten, Geräte-Kosten, Material, Bürobetrieb, Versicherungen, Rechtsanwaltshonorare oder Kosten der Altersvorsorge zu berücksichtigen. 

Extra-Kosten in Rechnung stellen

Separat berechnen können Sie neben Ihrem Verwalterhonorar auch

• Extraaufwendungen bei großen Sanierungsmaßnahmen sowie bei Vermietungen,
• die Teilnahme an WEG-Versammlungen, 
• Fahrt- und Kopierkosten,
• Bearbeitungskosten für Prozesse,
• Neuvermietungen,
• Aufarbeitung von Altlasten aus der vorangegangenen Verwalter-Ära sowie
• das Erstellen von Mahnungen sowie das Nachverfolgen

Über die Vertragsdauer herrschen höchst unterschiedliche Ansichten. So haben Hausverwaltungen meist ein Interesse an einer längeren, etwa 5 Jahre währenden Vertragsdauer. Dadurch entsteht für den Verwalter ein nennenswertes Risiko, der im Falle von Auseinandersetzungen oder unüberbrückbaren Differenzen keine Möglichkeit hat, den Vertrag vorzeitig zu kündigen. Die Hausverwaltung ihrerseits profitiert, da die Einnahmen für fünf Jahre gesichert sind. 

Eine Möglichkeit zur fristlosen Kündigung des Vertragsverhältnisses für beide Vertragsparteien zu schaffen, ist daher anzuraten. In den Mietverwaltungsvertrag könnte beispielsweise folgender Wortlaut diese Kündigungsmöglichkeit verankern: „Der Verwaltervertrag ist beidseitig aus triftigem Grund fristlos zu kündigen.“

Bleibt die Frage, was genau unter einen triftigen Grund fällt. Beispielsweise könnte ein solch triftiger Grund in einem dieser Umstände liegen:

• das Nichtbezahlen der Verwaltervergütung
  • mehrfach oder 
  • über einen längeren Zeitraum,
• tätliche Angriffe des Eigentümers
• mehrfache Beleidigungen
• ein unwiederbringlich zerstörtes Vertrauensverhältnis zum Vermieter (diese Gründe müssten substantiiert, also so detailliert wie möglich, angegeben werden)

Verwalter schließen ihrerseits Verträge mit einer geringeren Laufzeit von durchschnittlich drei Jahren ab, um sich von unrentablen Objekten kurzfristiger trennen zu können. Hierzu muss man wissen, dass sich eine Liegenschaft ohnehin frühestens nach dem Ablauf von zwei Jahren amortisiert. Für Eigentümer werden bei problematischen Objekten demnach auch erst nach dieser Laufzeit erste Erfolge sichtbar.

Es ist mancherorts bereits die Frage aufgekommen, ob ein Verwaltervertrag auch nur für ein Jahr abgeschlossen werden kann. Grundsätzlich ist dies selbstverständlich möglich, macht jedoch wenig Sinn. Zum einen hatten wir bereits ausgeführt, dass sich Erfolge frühestens nach dem 2. Jahr zeigen und zum anderen steht der Aufwand in keinem Verhältnis. Sie können dies als Verwalter zwar riskieren, da der Eigentümer zum einen kein Interesse hat, sich nach weniger als einem Jahr bereits nach einem anderen Verwalter umzuschauen und er bereits erkannt haben dürfte, dass Sie einen guten Job machen. Dennoch bleibt für Sie ein Restrisiko, da auch Sie sich dann vor Ablauf des einen Jahres schon wieder auf die Suche nach einer neuen Stelle machen müssen.  

Es gibt mehrere Varianten, woran ein Verwalterhonorar gekoppelt ist oder wodurch dessen Höhe bestimmt wird. Die gängigsten sind: 

• Pauschales Verwalterhonorar
• Mietabhängiges Verwalterhonorar
• Honorarmix (Kombination aus pauschalem und mietabhängigem Verwalterhonorar)

Pauschales Verwalterhonorar

Unter den gängigen Verwalterverträgen ist eine Form auch vergleichsweise verbreitet: Die Abrechnung des Verwalterhonorars als Pauschale pro zu verwaltender Einheit. Zu diesem Sachverhalt gibt es eine Grundregel

→  Je mehr Mieteinheiten, desto geringer das Pauschalhonorar pro Einheit

Das bedeutet für eine Liegenschaft mit sehr vielen Mieteinheiten allerdings, dass das Pauschalhonorar einer zu verwaltenden Einheit nicht unendlich nach unten verhandelt werden kann. Ein Pauschalhonorar, das unter 10 Euro liegt, kann eine für den Eigentümer zufriedenstellende und wirtschaftliche Verwaltung nicht mehr ermöglichen. Hier ist eine genaue und kritische Kostenkalkulation von Nöten, die nicht nur die Kostenersparnis als Maxime hat. Berücksichtigen Sie hierbei auch die Verwaltung etwaiger vorhandener Garagen oder PkW-Stellplätze. 



Das mietabhängige Verwalterhonorar

Insbesondere bei gewerblichen Einheiten wird ein Verwalterhonorar an die Miete gekoppelt, indem häufig ein gewisser Prozentsatz der Mieteinnahmen als Verwalterhonorar vereinbart werden. Dieser Prozentsatz liegt üblicherweise zwischen drei und fünf Prozent der gesamten Mieteinnahmen. 

Aus dieser Abhängigkeit des Honorars an die tatsächlich geflossenen Mieteinnahmen könnte sich vor allem bei einer gewissen Leerstandsquote für den Verwalter ein Nachteil ergeben. Das Honorar des Verwalters würde in dem Fall gemindert, worauf dieser keinerlei Einfluss hat.

Honorarmix

Eine andere Möglichkeit, die Höhe des Verwalterhonorars festzulegen ist, aus den beiden zuvor genannten Honorarvarianten einen Mix zu definieren. So kann man beispielsweise aus dem mietabhängigen und dem pauschalen Verwalterhonorar einen Mix für immer wiederkehrende Tätigkeiten bilden. Dieser Honorarmix sollte um ein fixes Entgelt oder ein separates Honorar auf Stundenbasis für zusätzliche Leistungen ergänzt werden. Solche Zusatzleistungen können beispielsweise Instandsetzungsarbeiten oder das Aufarbeiten säumiger Leistungen des vorigen Verwalters sein. Bei einer Abrechnung auf Stundenbasis kommt es erfahrungsgemäß öfter zu Unstimmigkeiten mit dem Eigentümer. Hier kann eine detaillierte Aufstellung der erbrachten Stunden helfen, die regelmäßig vom Eigentümer abgezeichnet werden. So bleibt die Abrechnung erbrachter Leistungen am ehesten transparent.

Ihr Auftraggeber hat neben den bereits genannten Kosten auch jene zu tragen, die Ihnen zusätzlich durch Ausübung Ihrer Verwaltertätigkeit entstehen. Das können beispielsweise Kosten für Konsultationen von Fachingenieuren oder Inseratskosten für Neuvermietungen sein. Fachingenieure in ihrer Funktion als Sachverständige zu konsultieren, kann bei größeren Baumängeln zur Beweissicherung bei Gewährleistungsmängeln notwendig werden. Darüber hinaus können auch Kosten anfallen, sollten Sie als Verwalter einen Rechtsanwalt hinzuziehen oder ein Beweissicherungsverfahren anstrengen müssen. Dies sind weitere Kosten, die der Eigentümer zu tragen hat.

Beschäftigen Sie für die Liegenschaft zum Beispiel Hausmeister, Gärtner oder Reinigungskräfte, kommen weitere Kosten auf den Eigentümer zu. In diesen Fällen kommt Ihnen als Verwalter die Aufgabe zu, diese Mitarbeiter sowohl anzustellen, deren Gehaltsabrechnung zu erstellen und darüber hinaus die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durchzuführen. Diese Aufgaben können Sie, nach Rücksprache mit Ihrem Auftraggeber, auch an einen Steuerberater abgeben, sollten Sie nicht über ausreichend Fachkenntnis verfügen. Die auf die Verwaltung der Liegenschaft entfallenden Bankgebühren gehen auch auf das Konto des Eigentümers.