So sieht die professionelle Dokumentation Ihres Bauvorhabens aus
Wie haben Sie stets alle Unterlagen griffbereit?
Einzelne Arbeiten gilt es während der Bauphase zu dokumentieren. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen, es ist jedoch stets erforderlich, Verträge sowie Schriftverkehr, der während der Bauphase geführt wurde, jederzeit griffbereit zu haben. Die Dokumentation umfasst folgende Punkte:
- Führen eines Bautagebuchs
- Archivieren einer Fotodokumentation
- Kompletten Schriftverkehr in Ordnern strukturieren
- Regelmäßige Besprechungen mit den am Bau beteiligten Arbeitern
- Besprechungen und Telefonate stichwortartig durch Aktennotizen festhalten
| Gestaltungsvariante einer Ordnerstruktur | ||
|---|---|---|
| 1. Ordner | Telefonnummern/ Adressen | Versorgungsträger, aller beteiligten Firmen, Ämter, Nachbarn |
| Bauamt | Baugenehmigung Schriftverkehr | |
| Versorgungsträger | Schriftverkehr, Anträge | |
| Bauleitung | Schriftverkehr | |
| 2. Ordner | Abnahmen | sämtliche Abnahmen |
| Gewährleistung | Übersicht aller Pflichten | |
| Verträge | alle Leistungsverzeichnisse, Werkverträge | |
| 3. Ordner | Gewerke | Mängelrügen und Schriftverkehr nach Gewerken geordnet |
| 4. Ordner | Ingenieure der Fachrichtung Statik, Bodengutachten, Haustechnik | Berechnungen, Schriftverkehr |
| 5. Ordner | Planunterlagen | Statische Pläne, Pläne Haustechnik, Ausführungspläne |
| 6. Ordner | Fotodokumentation und Bautagebuch | Eigenes Bautagebuch, Bautagebuch Bauleitung |
| 7. Ordner | Rechnungen | Übersichtsblatt, nach Rechnungseingangsdatum sortiert, Kostenkontrolle |
Wie führt man ein Bautagebuch?
Ist ein Architekt mit der Leitung eines Bauvorhabens betraut, ist er zum Führen eines Bautagebuches verpflichtet, indem er den kompletten Bauablauf erfasst. Dadurch entsteht eine Dokumentation über sämtliche Abläufe, die in gebundener Form der Beweisführung dient und die Möglichkeit schafft, den gesamten Bauablauf zu rekonstruieren. Neben vielen anderen Punkten hält der Architekt auch seine Baustellen-Präsenz mit Datum fest. Weitere Punkte, die auf jeden Fall eingetragen werden sollten:
- Wetter- und Temperaturangaben
- Fortlaufende Nummerierung der Bautagebuchblätter mit Datum und Uhrzeit
- Dokumentation durch Fotografien und deren Archivierung
- Vermerk über Anordnungen
- Anwesenheit der verschiedenen Baufirmen mit Datum
- Tagesstand der Arbeiten
- ggf. Vorkommnisse
Archivieren einer Fotodokumentation
Sollte Ihnen bei der Begehung der Baustelle zu irgendeinem Zeitpunkt etwas merkwürdig vorkommen oder Sie entdecken ganz offensichtliche Mängel wie beispielsweise Risse in angelieferten Dachziegeln, melden Sie dies unverzüglich an die entsprechende Firma sowie den Bauleiter und fotografieren Sie die entsprechenden Mängel. Solch ein Vorgehen ist vor allem im Falle von später nicht mehr ersichtlichen Mängeln, wie beispielsweise der Lage der Heizschleifen für die Fußbodenheizung oder der Leitungsführung der Elektroleitungen auf den Wänden, von immenser Wichtigkeit.
Wie strukturieren Sie den ganzen Schriftverkehr?
Legen Sie für jedes Unternehmen, das am Bauvorhaben beteiligt ist, einen Ordner an. Heften Sie hier den gesamten Schriftverkehr ab und legen Sie auch eine Kopie des Vertrages sowie der Ausschreibung bei. Legen Sie hier auch sämtliche im Umgang mit der Firma angefallenen Unterlagen wie Abnahmeprotokolle, Rechnungen, Fristsetzungen, etc. ab.
Sind regelmäßige Besprechungen notwendig?
Regelmäßige Besprechungen, auch Jour Fixe genannt, finden am immer selben Wochentag zu immer derselben Uhrzeit statt. Zu diesen Besprechungen sollten neben dem bauleitenden Architekten auch die Verantwortlichen der beauftragten Baufirmen und nicht zuletzt Sie selbst anwesend sein. Diese Termine werden unter anderem abgehalten, um die Arbeiten der kommenden Woche zu koordinieren und den Baufirmen die Möglichkeit zu geben, Fragen an die zuständigen Personen zu richten.
Häufig sind die Fragen und die darauf folgenden Antworten für alle Beteiligten interessant, da alle Gewerke an einem Punkt ineinander greifen. Sie als Bauherr haben an diesen Terminen auch die Gelegenheit, Dinge anzusprechen, die sie stören. Sollte beispielsweise zu oft zu laute Musik die Umgebung beschallen, kann dies hier angesprochen werden. Für die Dokumentation ist es ratsam, über diese Besprechungen ein Protokoll anzufertigen, das von allen Anwesenden unterzeichnet wird.
Machen Sie sich Notizen über Gespräche
Ein ruhiger und unproblematischer Bauverlauf führt häufig zu Nachlässigkeiten in der Dokumentation. Da es keinen ersichtlichen Grund gibt, dass Nachweise oder Beweise einmal notwendig werden könnten, verzichtet man allzu gerne auf das lästige „Beweisführen“. Das kann sich bitter rächen.
Daher: Halten Sie alles, das mündlich verabredet wurde in Stichworten fest. Alleine schon aus dem Grund, dass es verschiedene Auslegungen geben kann, ist es wichtig, gefundenen Konsens festzuhalten, um Arger und Missverständnissen vorzubeugen. Machen Sie sich zu allen Verhandlungen, Besprechungen außerhalb des Jour Fixe und Telefonaten Randnotizen und heften diese unter der entsprechenden Baufirma ab. Inhaltlich sollte Folgendes vermerkt werden:
- Fortlaufende Nummerierung aller Aktennotizen mit Datum (ggf. Uhrzeit)
- Vollständiger Name & Position des Gesprächspartners (z.B. Herr Schmidt, Architekt)
- Inhalt des Gesprächs
- Getroffene Vereinbarungen (z.B.: Was bis zu welchem Termin zu bearbeiten ist)
- Überprüfung dahingehend ob die getroffenen Verabredungen umgesetzt wurden
- Vereinbarung eines nächsten Besprechungstermins
- Gegenzeichnung der beteiligten Gesprächspartner
