Schlüsselübergabe: Was Vermieter wissen sollten

• Die Schlüsselübergabe ist in der Regel auch die Wohnungsübergabe und damit ein wichtiger formaler Akt beim Ein- und Auszug.
• Bei der Schlüsselübergabe sollte schriftlich festgehalten werden, wie viele und welche Schlüssel übergeben werden – entweder im Wohnungsübergabeprotokoll oder einem separaten Schlüsselübergabeprotokoll.
• Ebenso sollten die Folgen bei Schlüsselverlust im Protokoll stehen.
• Die Schlüsselübergabe muss persönlich, am besten mit Zeugen stattfinden und schriftlich festgehalten werden.

Bei Einzug und Auszug in eine Mietwohnung ist die Schlüsselübergabe ein formeller Akt, durch den der Besitzer über die Wohnung wechselt – bei Einzug von Vermieter zu Mieter oder bei Auszug von Mieter zu Vermieter. Die Schlüsselübergabe stellt somit einen rechtlich wichtigen Zeitpunkt dar. Deshalb ist es ratsam, die Schlüsselübergabe schriftlich festzuhalten, entweder direkt im Wohnungsübergabeprotokoll oder in einem separaten Schlüsselübergabeprotokoll.

Schlüsselübergabe und Wohnungsübergabe sind in der Regel gleichbedeutend. So kann eine Wohnungsübergabe normalerweise nicht ohne Schlüsselübergabe stattfinden, denn nur durch die Übergabe der Schlüssel ist es dem Mieter möglich, die Wohnung zu betreten und vertragsgemäß zu nutzen.

Es genügt also nicht, wenn der Vermieter dem Mieter Zugang zu der Wohnung gewährt, ihm aber keine Schlüssel aushändigt. Ebenso wenig reicht es aus, die Schlüssel dem neuen Mieter zu überlassen, wenn der Vormieter die Wohnung noch nicht geräumt hat, da in diesem Fall der Vermieter dem Mieter nicht den unmittelbaren Besitz der Wohnung einräumt.

Da die Schlüsselübergabe zugleich Wohnungsübergabe ist, sollten Vermieter und Mieter bei der Schlüsselübergabe genau überprüfen, welche Mängel vorhanden sind  und diese in einem allgemeinen Übergabeprotokoll oder einem Wohnungs- und Schlüsselübergabeprotokoll festhalten.

Schlüsselübergabe und Wohnungsübergabe finden kurz vor oder spätestens genau an dem Tag statt, der im Mietvertrag als Mietbeginn (bei Einzug) oder Mietende (bei Auszug) festgelegt wurde.

Der Vermieter ist bei Einzug eines neuen Mieters dazu verpflichtet, sich an den vereinbarten Mietbeginn zu halten und ihm spätestens an diesem Zeitpunkt die Schlüssel zu übergeben, da er sonst seine Hauptleistungspflicht verletzt – siehe § 535 Absatz 1 BGB:

„Durch den Mietvertrag wird der Vermieter verpflichtet, dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren. Der Vermieter hat die Mietsache dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen (…).”

Ebenso ist bei Auszug der Mieter dazu verpflichtet, Ihnen, dem Vermieter, spätestens am vertraglich vereinbarten Tag des Mietendes die Mietsache und damit auch die Schlüssel zurückzugeben – siehe § 546 Absatz 1 BGB:

„Der Mieter ist verpflichtet, die Mietsache nach Beendigung des Mietverhältnisses zurückzugeben.”

Bei Auszug aus einer Wohnung genügt es nicht, wenn der Mieter die Schlüssel in den Briefkasten des Vermieters oder Verwalters einwirft. Stattdessen muss die Schlüsselübergabe persönlich mit Ihnen, Ihrem Verwalter oder einer anderen von Ihnen bevollmächtigten Person erfolgen. 

In der Regel dauert eine Schlüsselübergabe 15 bis 30 Minuten, wenn nichts Unerwartetes passiert. Vermieter und Mieter oder deren Vertreter treffen sich zum vereinbarten Termin in der Wohnung und sehen sich diese zusammen an. Bei Einzug wird dabei festgehalten, welche Mängel vorhanden sind, bei Auszug, welche Mängel entstanden sind und wie damit verfahren wird. Am Ende werden die Schlüssel dem Mieter ausgehändigt (Einzug) oder zurück an den Vermieter gegeben (Auszug).

Damit bei oder nach der Wohnungs- beziehungsweise Schlüsselübergabe keine Unstimmigkeiten zwischen Ihnen und Ihrem Mieter entstehen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Vereinbaren Sie vor der Schlüsselübergabe eine Besichtigung, wenn die Wohnung bereits geräumt ist, um mögliche Mängel schriftlich festzuhalten und abzuklären, was der ausziehende Mieter bis zur Schlüsselübergabe noch erledigen muss. Halten Sie die Mängel und Vereinbarungen in einem Abnahmeprotokoll fest.
2. Vereinbaren Sie einen Termin für die Schlüsselübergabe, der für alle möglichst stressfrei ist. Legen Sie dabei auch fest, wer bei der Übergabe anwesend sein wird.
3. Die Schlüsselübergabe bei Einzug sollte spätestens am ersten Miettag stattfinden. Verzögern Sie die Übergabe, verletzen Sie Ihre Hauptleistungspflicht als Vermieter (§ 535 Abs. 1 BGB). Genauso ist Ihr Mieter bei Auszug zur pünktlichen Rückgabe des Schlüssels verpflichtet, spätestens am vertraglich vereinbarten Tag des Mietendes (§ 546 Abs. 1 BGB).
4. Die Wohnung sollte spätestens bis zur Schlüsselübergabe komplett leer geräumt sein, damit alle möglichen Mängel erkannt und dokumentiert werden können.
5. Führen Sie ein Schlüsselübergabeprotokoll, das im Idealfall beide Parteien unterschreiben. Ihr Mieter ist allerdings nicht zur Unterschrift verpflichtet.
6. Halten Sie Mängel oder Schäden schriftlich im Wohnungsübergabeprotokoll fest.
7. Der ausziehende Mieter muss die Wohnung in dem Zustand hinterlassen, in dem er sie bei Einzug vorgefunden hat. Hat er Veränderungen vorgenommen, können diese bestehen bleiben, wenn Sie als Vermieter oder der Nachmieter diese schriftlich abnehmen.
8. Eine komplette Renovierung können Sie nicht verlangen, nur kleinere Schönheitsreparaturen wie Streicharbeiten an Wänden oder Fensterrahmen.
9. Die Wohnung muss bei der Wohnungs- beziehungsweise Schlüsselübergabe besenrein sein.
10. Zieht der Mieter ein, sollten Sie schriftlich festhalten, in welchem Zustand das Mietobjekt zurückgegeben werden muss. 
11. Bei einem befristeten Mietverhältnis können Sie bereits bei der Schlüsselübergabe einen Termin für die Rückgabe der Schlüssel vereinbaren.

Bei der Schlüsselübergabe müssen Mieter und Vermieter oder von ihnen bevollmächtigte Personen anwesend sein. Das kann von Seiten des Vermieters zum Beispiel der Hausverwalter, aber auch der Nachmieter sein, sofern die Vollmacht korrekt ausgestellt wurde.

Außerdem ist es hilfreich, Zeugen bei Schlüsselübergabe dabeizuhaben.

Sowohl bei Einzug als auch bei Auszug sollten Vermieter und Mieter ein Übergabeprotokoll aufsetzen, in dem der Zustand der Wohnung bei Übergabe festgehalten wird. In diesem Übergabeprotokoll werden häufig auch die übergebenen Schlüssel festgehalten. Ein solches Übergabeprotokoll ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann aber Streitfällen vorbeugen und ist deshalb sinnvoll.

Statt ein gemeinsames Übergabeprotokoll für Schlüssel- und Wohnungsübergabe zu erstellen, können Sie separate Protokolle anfertigen. In jedem Fall sollten folgende Punkte festgehalten werden:

• Genaue Anzahl und eindeutige Bezeichnung der Schlüssel: Zum Beispiel drei Wohnungstürschlüssel, zwei Kellerschlüssel, zwei Briefkastenschlüssel. Vergessen Sie nicht, die Schlüssel entsprechend zu kennzeichnen.
• Zustand der Schlüssel
• Folgen des Schlüsselverlustes: Halten Sie im Schlüsselübergabeprotokoll fest, was passiert, wenn ein Schlüssel verloren geht. In der Regel muss der Mieter zuerst nachweisen, dass niemand mit dem verlorenen Schlüssel einbrechen kann. Ist dieser Nachweis nicht möglich, muss er für den Schlossaustausch oder sogar den Austausch der gesamten Schließanlage aufkommen.
• Zustand der Wohnung: Dokumentieren Sie eventuelle Mängel oder Schäden.

Darüber hinaus sollte das Schlüsselübergabeprotokoll folgende Angaben beinhalten:

• Datum und Uhrzeit der Schlüsselübergabe
• Name und Anschrift des Vermieters
• Name und Anschrift des Mieters
• Adresse der Mietwohnung
• Unterschriften des Vermieters und Mieters
• Name, Anschrift und Unterschrift von eventuellen Zeugen der Schlüsselübergabe

Am Ende sollten Vermieter und Mieter beziehungsweise die jeweiligen Vertreter und eventuelle Zeugen das Schlüsselübergabeprotokoll unterschreiben.

Die rechtliche Bedeutung des Schlüsselübergabeprotokolls

Ein Schlüsselübergabeprotokoll hat in der Regel nicht die Bedeutung eines Vertrages, trotzdem kann es starke Beweiskraft in einem eventuellen späteren Rechtsstreit haben und als tatsächliches Anerkenntnis gewertet werden, ähnlich einer Quittung.

Die rechtlichen Folgen von Übergabeprotokollen hängen jedoch immer vom Einzelfall ab. In der Regel sind sich Vermieter und Mieter nicht über die Inhalte uneinig, sondern über die Rechtsfolgen.

Ein Beispiel: Beim Auszug des Mieters werden im Wohnungsübergabeprotokoll Schäden festgehalten und dass der Mieter diese beseitigen muss. Anschließend wird darüber gestritten, ob der Vermieter die Wohnung im Übrigen als vertragsgemäß zurückgegeben anerkannt hat.

Aus diesem Grund ist es wichtig, Übergabeprotokolle so detailliert wie möglich zu formulieren. Außerdem sollte die Schlüsselübergabe so gelegt werden, dass eventuelle Renovierungen oder Schönheitsreparaturen bereits abgeschlossen sind und sich in der Wohnung keine Möbel befinden. Nur so ist es möglich, eventuelle Mängel zu erkennen.

Sollte Ihr Mieter sich gegen das Aufsetzen eines Schlüsselübergabeprotokolls wehren, beziehungsweise keine Unterschrift leisten wollen, können Sie ein eigenes Protokoll im Beisein eines möglichst neutralen Zeugen anfertigen, der das Protokoll unterschreibt.

Da es keine gesetzlichen Regelungen zur Übergabeprotokollen gibt, kann ein Schlüsselübergabeprotokoll nicht gerichtlich eingeklagt werden, außer es ist ausdrücklich im Mietvertrag vorgesehen. 

Da die Schlüsselübergabe in der Regel auch die Wohnungsübergabe darstellt, finden Sie hier ein allgemeines Übergabeprotokoll, in dem alle Punkte inkludiert sind. Der Download ist kostenfrei.

Als Vermieter haben Sie in Deutschland kein Recht, einen Schlüssel der vermieteten Wohnung zu behalten. Es können jedoch individuelle Regelungen schriftlich im Mietvertrag vereinbart werden. Dabei sollte festgelegt werden, wann Sie den Wohnungsschlüssel verwenden dürfen und welche Pflichten Sie in diesem Zusammenhang haben. Sie können zum Beispiel vereinbaren, dass Sie den Mieter vorher informieren müssen, bevor Sie die Wohnung betreten und dass Sie nur im Notfall ohne Ankündigung in die Wohnung dürfen.

Die Schlüsselübergabe ist deshalb so wichtig, weil sie in der Regel gleichzeitig die Wohnungsübergabe ist. Aus diesem Grund sollten Sie ein Übergabeprotokoll anfertigen, in dem Sie den Zustand der Wohnung und die Schlüsselanzahl und -art schriftlich festhalten. Nur, wenn diese Punkte in einem Übergabeprotokoll stehen, haben Sie einen Beleg und können die Kaution oder Teile davon im Falle eines Mangels oder eines verlustigen Schlüssels einbehalten. Wurden der Zustand der Wohnung bei der Schlüsselübergabe und die Schlüsselanzahl nicht schriftlich dokumentiert und es kommt später zu Streitigkeiten zwischen Ihnen und Ihrem Mieter, haben Sie beide keine Beweise. In diesem Fall dürfen Sie die Kaution oder Teile davon nicht zurückhalten, sondern müssen das Geld in der Regel innerhalb von sechs Monaten zurückzahlen.

Gibt der Mieter den Wohnungsschlüssel nach Beendigung des Mietverhältnisses trotz Aufforderung nicht zurück, verstößt er gegen seine vertraglichen Pflichten. In diesem Fall haben Sie das Recht, rechtliche Schritte einzuleiten und Ihr Mieter muss bis zur Rückgabe der Schlüssel weiterhin die Miete bezahlen.

Gibt der Mieter nur einen Teil der im Schlüsselübergabeprotokoll dokumentierten Schlüssel zurück, gilt die Wohnung ebenfalls als nicht zurückgegeben.

Haben Sie als Vermieter am Tag der Schlüsselübergabe keine Zeit oder wohnen selbst einfach zu weit vom Mietobjekt entfernt, sodass sich eine Anreise nicht lohnt, kann die Mietverwaltung Sie bei der Schlüsselübergabe vertreten.

Doch auch wenn Sie selbst zur Schlüsselübergabe gehen, kann es sinnvoll sein, einen Vertreter der Hausverwaltung mit zur Schlüsselübergabe zu nehmen, um einen Zeugen vor Ort zu haben. Außerdem haben Hausverwaltungen Erfahrung in der Wohnungs- beziehungsweise Schlüsselübergabe und wissen, worauf zu achten ist. 

Im Voraus kann die Hausverwaltung zudem die Terminkoordination übernehmen.

Ein Mieter muss die Wohnung nicht bis zum letzten Tag des vereinbarten Mietverhältnisses nutzen. Sobald das Mietverhältnis gekündigt ist, kann er Ihnen die Schlüssel zurückgeben. Miete spart er dadurch jedoch nicht, denn auch bei vorzeitiger Schlüsselübergabe endet das Mietverhältnis erst zum Ende der Kündigungsfrist (LG Wuppertal, Urteil vom 05.11.2015, Az. 9 S 69/15). Ihr Mieter muss also weiterhin Miete zahlen.

Allerdings dürfen Sie keinen neuen Mieter vor Ende der Kündigungsfrist in die Wohnung ziehen lassen. Ihr vorheriger Mieter kann ansonsten Miete zurückverlangen, da er bei Auszug vor Ablauf der Kündigungsfrist nur bis zu dem Tag Miete zahlen muss, an dem ein Nachmieter einzieht (AG Neuruppin, 42 C 271/08).

Vereinbaren Sie mit Ihrem Mieter einvernehmlich ein vorzeitiges Ende des Mietverhältnisses, entfällt die Pflicht des Mieters zur Mietzahlung. Dazu müssen Sie deutlich ausdrücken, dass für Sie das Mietverhältnis mit der Schlüsselübergabe beendet ist oder dass Sie die Wohnung sofort renovieren oder weitervermieten. Eine vorzeitige Wohnungsabnahme und Schlüsselübergabe alleine stellt keine Mietaufhebungsvereinbarung dar.

Möchten Sie sichergehen, dass Ihr Mieter bei vorzeitiger Schlüsselübergabe bis zum Ablauf der Kündigungsfrist Miete zahlt, sollten Sie ausdrücklich darauf hinweisen, dass er weiterhin zur Mietzahlung verpflichtet ist. Vermerken Sie diesen Hinweis am besten auf dem Schlüsselübergabeprotokoll.

Bei einer Schlüsselübergabe vor Mietbeginn kann es sein, dass der Mieter bereits ab dem Zeitpunkt der Schlüsselübergabe Miete zahlen muss und Sie als Vermieter die Wohnung in einen vertragsgemäßen Zustand versetzt haben müssen. Es kann aber auch sein, dass Ihr Mieter bei vorzeitiger Schlüsselübergabe noch keine Miete zahlen muss. Das hängt davon ab, ob eine konkludente Vorverlagerung des zunächst vereinbarten Mietbeginns erfolgt ist oder nicht. Konsultieren Sie hierzu am besten einen erfahrenen Immobilienmakler oder einen anderen Experten, um Missverständnisse und Streitigkeiten mit Ihrem neuen Mieter zu vermeiden.

Bei der digitalen Schlüsselübergabe werden die Schlüssel online übergeben. Vermieter und Mieter müssen sich dadurch nicht mehr vor Ort treffen. Stattdessen sendet der Vermieter einen digitalen Schlüssel an den Mieter, der damit die Wohnung betreten und verlassen kann. Da keine physische Anwesenheit beider Parteien erforderlich ist, spart die digitale Schlüsselübergabe Zeit und Aufwand. Allerdings funktioniert sie nur, wenn ein digitales Schließsystem installiert ist. Bei mechanischen Schließsystemen müssen Sie die Schlüsselübergabe weiterhin vor Ort machen.

Die digitale Schlüsselübergabe ist rechtlich bindend, sobald ihr beide Parteien schriftlich zustimmen. Dabei sollten die Bedingungen und Vereinbarungen der digitalen Schlüsselübergabe in einem schriftlichen Vertrag festgehalten und von Vermieter und Mieter unterschrieben werden. Außerdem muss die digitale Schlüsselübergabe den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Das betrifft vor allem den Datenschutz und die IT-Sicherheit.

Die Schlüsselübergabe ist in der Regel auch die Wohnungsübergabe und somit ein wichtiger formaler Schritt beim Einzug beziehungsweise Auszug Ihres Mieters. Bei der Übergabe wird der Zustand der Wohnung und die Schlüsselanzahl sowie -art festgehalten, um Unstimmigkeiten oder Streitigkeiten zu vermeiden. Die Schlüsselübergabe muss immer persönlich vor Ort stattfinden, Vermieter und Mieter können aber auch Vertreter schicken. Den Schlüssel einfach in den Briefkasten des Vermieters zu werfen geht nicht.

Die Wohnung sollte bei der Schlüsselübergabe komplett geräumt und besenrein sein, sodass eventuelle Mängel erkannt und dokumentiert werden können. Es ist ratsam, Zeugen dabei zu haben, wie zum Beispiel einen Vertreter der Mietverwaltung. So können mögliche Konflikte minimiert werden.