Alternativen der Nebenkostenabrechnung: Vorauszahlung oder Nebenkostenpauschale

Möglichkeiten der Nebenkostenvorauszahlung:

• monatliche Vorauszahlung mit der Regelung der finalen Nebenkostenabrechnung nach zwölf Monaten.
• Nebenkostenpauschale, bei der alle Nebenkosten – bis auf Heizungs- und Warmwasserverbrauch – mit einem monatlichen Pauschalbetrag abgegolten werden ohne eine finale Nebenkostenabrechnung.
• Mischform aus Pauschalbetrag und monatlicher Vorauszahlung mit finaler Nebenkostenabrechnung. Hierbei können beliebige Positionen (bis auf Heizung und Warmwasser) als Pauschalbetrag und der Rest als Vorauszahlung eingeordnet sein

Hinweis: 

• In der Heizkostenverordnung ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die Nebenkosten für Heizung und Warmwasserverbrauch immer verbrauchsabhängig abzurechnen sind. 
• Es dürfen sowohl bei der Nebenkosten-Vorauszahlung als auch der Nebenkostenpauschale nur die umlegbaren Nebenkosten an den Mieter weitergegeben werden.

Die meisten Mietverträge unterscheiden klar zwischen der monatlichen Grundmiete und einer monatlichen Nebenkosten-Vorauszahlung. Das heißt, dass für bestimmte Leistungen, die für die Mietnutzung einer Immobilie erforderlich sind, zusätzliche Beträge zu entrichten sind. Neben den Energiekosten für Warmwasser und Heizung, können das u.a. Gebühren für die Müllabfuhr, Straßenreinigung, Gartenpflege etc. sein. Diese Nebenkosten sind nicht fix, sondern können schwanken:

• Den Verbrauch von Warmwasser, Heizenergie und Strom beeinflusst der Mieter direkt. In den Wintermonaten entstehen z.B. Heizkosten, die im Sommer meist entfallen. Diese verbrauchsabhängigen Kosten werden über das Jahr gemittelt, so dass monatlich vom Mieter ein fester Betrag zu bezahlen ist und nach zwölf Monaten eine Endabrechnung über alle tatsächlich angefallenen Verbrauchskosten erfolgt
• Gebühren wie z.B. für die Müll- oder Abwasserentsorgung werden von der Kommune gelegentlich erhöht. Auch der Schornsteinfeger oder der Gärtner passen zuweilen ihre Forderungen an. Diese Kosten beeinflusst der Mieter nicht, können aber variieren, wenn die Leistungserbringer die Preise erhöhen.    

Diese Schwankungen werden nach Ablauf von zwölf Monaten ausgeglichen, indem die Vorauszahlungen mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet werden. Die Ermittlung dieser Nebenkosten je Mieter erfolgt durch das Ablesen der Verbrauchsmesser (z.B. Wärmezähler, Stromzähler) und das Einsetzen der jeweiligen Gebühren und Rechnungsbeträge. Die Nebenkostenabrechnung ist für den Vermieter meist mühsam und zeitaufwändig, da der Gesetzgeber (§ 556 im BGB) genau vorschreibt, in welcher Form die Abrechnung zu erfolgen hat, damit sie für den Mieter transparent und nachvollziehbar ist.

Vorteile der Nebenkostenabrechnung

• Jede Einzelposition der im Lauf des Jahres entstandenen Nebenkosten wird mit Belegen aufgelistet, so dass der Mieter die Belastungen ohne weiteres nachvollziehen kann
• Der Mieter bezahlt exakt die Beträge, die nachweislich angefallen sind
• Der Vermieter kann/muss bei eventuellen Zweifeln des Mieters die Rechtmäßigkeit und Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung nachweisen

Nachteile der Nebenkostenabrechnung 

• Die Erstellung der Abrechnung ist für den Vermieter mit organisatorischem und zeitlichem Aufwand verbunden   
• Für den Mieter kann sich ein Fehlbetrag ergeben, den er zu erstatten hat. Bei einem Überschuss muss der Vermieter diesen an den Mieter ausbezahlen

Das wichtigste Merkmal der Nebenkostenpauschale ist, dass es keine jährliche Nebenkostenabrechnung gibt: Der Mieter bezahlt monatlich einen festen Betrag und braucht nicht zu befürchten, dass er womöglich eine "dicke" Nachzahlung zu entrichten hat, wie das bei der Nebenkostenabrechnung passieren kann. 

Dieses Verfahren entlastet den Vermieter in der exakten Ermittlung der Nebenkosten, da sie durch die Pauschale abgegolten werden. Zu beachten ist, dass 1. die so vom Mieter zu bezahlenden Nebenkosten im Mietvertrag einzeln aufgeführt sind und 2. der eindeutige Hinweis, dass es sich bei den Beträgen um Pauschalbeträge handelt. Wie schon oben erwähnt, müssen die Warmwasser- und Heizungskosten immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden, dürfen also nicht als Pauschalbetrag erhoben werden.

Da in einer Mischform aus Pauschalbetrag  und monatlicher Vorauszahlung mit finaler Nebenkostenabrechnung die verschiedenen Positionen der Nebenkosten aufgeteilt werden können, müssen im Mietvertrag die Einzelposten der Nebenkosten eindeutig dem jeweiligen Bezahlmodell zugeordnet sein. Zudem muss der Vermieter darauf achten, dass bezüglich der Pauschale im Mietvertrag ein Erhöhungsvorbehalt vermerkt ist. Andernfalls kann er auch bei steigenden Kosten diese nicht an den Mieter weitergeben - und zwar bis zum Ende des Mietverhältnisses. Das kann für den Vermieter teuer werden. 

Vorteile der Nebenkosten-Pauschale

• Der Vermieter kann sich viel Arbeit hinsichtlich der jährlichen Nebenkostenabrechnung ersparen.
• Der Mieter braucht keine jährliche Mietkosten-Endabrechnung zu befürchten

Nachteile der Nebenkosten-Pauschale

• Es besteht keine Kostentransparenz: Der Vermieter wird in der Regel einen erhöhten Pauschbetrag ansetzen, um sich gegen eventuelle Kostensteigerungen und Gebührenerhöhungen abzusichern. Der Mieter kann nicht auf Offenlegung der tatsächlichen Kosten bestehen.
• Eine seriöse Kostenberechnung ist kaum möglich, da im Vorhinein (vor Unterzeichnung des Mietvertrags) ohne Kenntnis der künftigen Kostensteigerungen der monatliche Pauschbetrag festgelegt werden muss 
• Eine Erhöhung der Pauschale kann nur erfolgen, wenn ein Erhöhungsvorbehalt im Mietvertrag vermerkt ist.
• Eine Nebenkostenabrechnung ist in jedem Fall fällig: die der Warmwasser- und Heizungskosten