Die Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel – was ist zu beachten?
Wie sind die umlagefähigen Nebenkosten in der Nebenkostenabrechnung zu behandeln?
Nebenkosten bzw. Betriebskosten unterteilen sich in zwei Gruppen, die bei einem Mieterwechsel unterschiedlich behandelt werden:
- Verbrauchsunabhängige Nebenkosten wie z.B. Abfallbeseitigungsgebühren, Abwassergebühren, Hausmeister, Aufzugwartung, Abgasanlagenreinigung (Schornsteinfeger). Diese Kosten werden zeitanteilig zwischen Vor- und Nachmieter aufgeteilt. Hiervon kann mit Eiverständnis des Vor- und Nachmieters durch Vereinbarung abgewichen werden.
- Verbrauchsabhängige Nebenkosten sind die Verbrauchskosten für Heizung und Warmwasser. Diese sind nach der 50-70-Regelung (siehe weiter unten) nach individuellem Verbrauch anhand einer Zwischenablesung zu berechnen.
| Prinzipiell gilt: |
Um größtmögliche Verteilungsgerechtigkeit zu erzielen, müssen alle in der Abrechnungsperiode entstandenen Nebenkosten anteilig auf den Vor- und den Nachmieter verteilt werden. |
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Muss der Vermieter eine Zwischenabrechnung für den ausziehenden Mieter erstellen?
Nein, dazu ist er nicht verpflichtet und der Mieter hat auch keinen Anspruch darauf. Der Grund: Bis zum Zeitpunkt der vorzeitigen Kündigung des Mieters sind nicht alle umlagefähigen Nebenkosten für die Mietergemeinschaft aufgelaufen. Somit ist nur eine teilweise Zwischenabrechnung möglich.
Daher kann der Vermieter eine Teilabrechnung erstellen, das muss er aber nicht. Erstellt er eine solche, sollte er unbedingt auf diesen Sachverhalt hinweisen. Außerdem sollte er vermerken, dass weitere Nachforderungen gemäß der gesetzlich geforderten Nebenkosten-Endabrechnung auf den Mieter zukommen werden.
Im Übrigen beginnt im Fall des ausziehenden Mieters die 12-monatige Frist für die Nebenkostenabrechnung erst zum regulären Zeitpunkt der Abrechnung für alle anderen Mieter. Daran ändert auch eine vorgezogene Zwischen- bzw. Teilabrechnung nichts.
Ist eine Zwischenablesung für die Berechnung der Heiz- und Warmwasserkosten vorgeschrieben?
Ja, nach § 9b Abs.1 Heizkostenverordnung (HeizKV) ist die Ablesung der verbrauchsabhängigen Werte für Heizung und Warmwasserverbrauch vorgeschrieben. Um den anteiligen Wärmeverbrauch zu erfassen, sind Wärmezähler, elektrische Heizkostenverteiler und Verdunstungsgeräte zugelassen. Demnach müssen die so erfassten Kosten mindestens zu 50 %, höchstens zu 70 % auf die Mieter verteilt werden. Der Rest wird mit den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten abgerechnet.
Gründe für diese 50-70-Regelung sind zum einen die oftmals mangelhafte Wärmedämmung alter Häuser, zum anderen der durch die jeweilige Lage der Wohnung unterschiedliche Heizbedarf, z.B. Anzahl der Außenwände oder Erdgeschoss auf ungeheizter Tiefgarage.
Die im Rahmen der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten abzurechnenden 30 % - 50 % sind anteilig auf Vor- und Nachmieter umzulegen und werden nach Heizkosten und Warmwasserkosten getrennt betrachtet:
- Die Heizkosten sind nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum zu berechnen und zwar wahlweise auf Basis der Gradtagszahlen-Tabelle (VDI-Richtlinie 2067) oder zeitanteilig. Die Wahlmöglichkeit kann jedoch eingeschränkt sein, wenn nach der zeitanteiligen Regelung einer der Mieter "unbillig" benachteiligt würde.
| Ein Beispiel |
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Der Nachmieter wäre unbillig benachteiligt, weil er von den Heizkosten den weitaus höheren Anteil zu tragen hätte, der bekanntlich während der Wintermonate anfällt.
- Die Warmwasserkosten können wahlweise nach Wohnfläche oder Nutzfläche abgerechnet werden. Sie dürfen jedoch nur zeitanteilig zwischen Vor- und Nachmieter aufgeteilt werden. Des Weiteren hat der Vermieter die Kosten für die Verbrauchserfassung zu tragen, sofern dies nicht ausdrücklich im Mietvertrag auf den Mieter übertragen wurde.
Wie geht man vor, wenn eine Zwischenablesung von Heiz- und Warmwasserkosten nicht möglich ist?
Es gibt Situationen, in denen aus technischen Gründen eine hinreichend genaue Zwischenablesung nicht möglich ist, wenn zum Beispiel ein oder mehrere Heizkostenverteiler defekt sind. Ein weiterer Grund kann sein, dass der Mieter mehrmals trotz Voranmeldung nicht anzutreffen ist.
Für diese Fälle gibt es nach § 9 Abs. 3 HeizKV eine Behelfslösung: Die Verteilung der gesamten Heiz- und Warmwasserkosten (also sowohl die verbrauchsabhängigen als auch die verbrauchsunabhängigen) wird dann folgendermaßen abgerechnet:
- Heizkosten auf der Grundlage der Gradtagszahlen-Tabelle oder zeitanteilig unter Vermeidung der "unbilligen" Benachteiligung des Vor- oder Nachmieters
- Warmwasserkosten insgesamt nur zeitanteilig
Was ist mit Gas-, Strom- und Kaltwasserverbrauch?
Hier gestaltet sich die Berechnung einfach und präzise, da hierfür jeweils Zähler vorhanden sind. Strom wird sehr häufig von Mietern in Eigenregie mit einem Versorger ihrer Wahl abgerechnet, so dass sich der Vermieter nicht darum zu kümmern braucht. Ist dies nicht der Fall, sollten die Zähler allesamt am Tag des Mietvertragsendes abgelesen werden, um eine taggenaue Abrechnung des Verbrauchs zu gewährleisten.
Ist in alten Bestandsbauten nur ein Gemeinschaftswasserzähler vorhanden, erfolgt die Berechnung des gesamten Kaltwasserverbrauchs gemäß § 556a Abs.1 S. 1 BGB als Umlage auf alle Mietparteien. Die Regelung gilt auch, wenn nur in einigen Wohnungen Kaltwasserzähler vorhanden sind, es sei denn, der Vermieter installiert ausnahmslos in allen Wohnungen Kaltwasserzähler.
Wer trägt die Kosten, wenn die Wohnung nach dem Auszug eines Mieters leer steht?
Da niemand mehr in der Wohnung wohnt, fällt kein Verbrauch der verbrauchsabhängigen Kostenan, also Heizung, Warmwasser, Gas und Strom. Die verbrauchsunabhängigen Nebenkosten laufen unverändert weiter. Diese Kosten trägt der Vermieter in voller Höhe für den Zeitraum des Leerstandes. Der Vermieter darf sie auch nicht auf die übrigen Mieter verteilen, auch nicht auf den Nachmieter.
Was ist bei der Erstellung einer Nebenkosten(teil)abrechnung inhaltlich und formal zu beachten?
Wie oben schon erwähnt, ist der Vermieter nicht zu einer Nebenkosten-Teilabrechnung verpflichtet. Erstellt er sie dennoch – unter Berücksichtigung der zum Abrechnungszeitpunkt noch nicht vollständig vorhandenen Kosten – sollte er sie zum einen mit dem Hinweis versehen, dass Nachforderungen auf den ausziehenden Mieter zukommen können. Zum anderen muss er die Teilabrechnung nach den Regeln einer regulären Nebenkostenabrechnung erstellen.
Für die Nebenkostenabrechnung gilt die Vorgabe der formalen und inhaltlichen Richtigkeit.
Das bedeutet, dass alle für eine korrekte Nebenkostenabrechnung erforderlichen Angaben, einschließlich der Einzelposten (jeweils mit Aufschlüsselung nach Zeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, anteilige Kosten pro Wohnung, Gesamtbetrag pro Wohnung) übersichtlich und nachvollziehbar aufgelistet sein müssen. Es dürfen keine Berechnungsfehler enthalten sein, die das Kostenergebnis verfälschen
Sowohl bei formellen als auch bei inhaltlichen Fehlern hat der Mieter das Recht, die Abrechnung zu beanstanden und eine Korrektur zu verlangen. Bei formalen Fehlern kann er die Zahlung einer eventuellen Nachforderung so lange verweigern bis er eine fehlerfreie Neufassung der Abrechnung erhält. Sind einzelne Abrechnungsposten falsch berechnet (bspw. durch Anwendung eines falschen Verteilerschlüssels), so dass fehlerhafte Kostenbeträge vorliegen, kann der Mieter auf Korrektur dieser Beträge bestehen und muss sie erst danach bezahlen. Die Restsumme hat er jedoch ohne Verzögerung innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist zu begleichen.
Zur Erstellung von Nebenkostenabrechnungen gibt es im Internet zahlreiche Vorlagen zum Ausfüllen sowie Software-Angebote, die eine Abrechnung bedeutend erleichtern.
Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema Fristen bei der Nebenkostenabrechnung.
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