Was macht eigentlich eine Hausverwaltung?

Die Hausverwaltung beschäftigt sich mit der Verwaltung von Immobilien wie Mehrparteienhäuser, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen und Gewerbeobjekten.

Dabei ist zu unterscheiden zwischen

• der Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung), sie ist meistens gemeint, wenn umgangssprachlich von Hausverwaltung die Rede ist,
• der Mietverwaltung und
• der Sondereigentumsverwaltung (SEV-Verwaltung).

Worin genau die Unterschiede bestehen, erfahren Sie nachfolgend unter „Wohnungseigentumsverwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung – was ist der Unterschied“.

Die Abkürzung WEG kann sowohl für Wohnungseigentümergemeinschaft als auch für Wohnungseigentumsgesetz stehen. In diesem Artikel wurde darauf geachtet, dass aus dem Kontext heraus immer klar ist, für was die drei Buchstaben in welchem Fall stehen.

Ob es sich bei einer Hausverwaltung um eine Wohnungseigentumsverwaltung, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung handelt, hängt ab

• von der Eigentümerkonstellation der Immobilie (Wohnungseigentümergemeinschaft oder Einzeleigentümer),
• vom Verwaltungsobjekt (Mietshaus, Immobilie mit mehreren Eigentumswohnungen oder einzelne Eigentumswohnung (Sondereigentum)),
• und von der Verwaltungsaufgabe.

Während es für die WEG-Verwaltung als rechtliche Grundlage das Wohnungseigentumsgesetz, gibt es für die Tätigkeiten von Miet- und Sondereigentumsverwaltern keine gesetzlichen Regelungen. Ihre Aufgaben müssen individuell formuliert und vertraglich festgehalten werden.

Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung)

Mietverwaltung

Sondereigentumsverwaltung (SEV)

Die Wohnungseigentumsverwaltung und die Sondereigentumsverwaltung können vom gleichen Hausverwalter ausgeübt werden. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass die Verwaltungen rechtlich, monetär und organisatorisch streng voneinander getrennt werden.

Die Hausverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Verwaltung) übernimmt die Verwaltung deren Gemeinschaftseigentums und handelt dabei im Interesse aller Wohnungseigentümer.

Gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG § 27 Abs. 1) ist die Hausverwaltung vor allem zuständig für

1. administrative beziehungsweise kaufmännische,
2. bauliche und
3. juristische Aufgaben.

1. Administrative/kaufmännische Aufgaben:

• Hausordnung aufstellen: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung und Benutzung gemeinschaftlichen Eigentums gehört unter anderem die Aufstellung einer Hausordnung (WEG § 19 Abs. 2). Wird ein Hausverwalter beauftragt, übernimmt er diese Aufgabe. Er schaut auch danach, dass sich alle Parteien an die festgelegten Regelungen wie beispielsweise Mittags- und Nachtruhezeiten halten. Durch die Hausordnung sollen Streitigkeiten unter den Bewohnern eines Hauses vermieden werden.
• Wohnungseigentümerversammlung einberufen: Laut WEG § 24 Abs. 1 muss der Verwalter die Versammlung der Wohnungseigentümer mindestens einmal pro Jahr einberufen. Dabei muss er bestimmte Formalitäten einhalten, zum Beispiel eine Ladungsfrist von drei Wochen (WEG § 24 Abs. 4). Themen der Versammlung können zum Beispiel anstehende Sanierungsarbeiten am Gebäude, die Hausgeldabrechnung oder der Jahreswirtschaftsplan sein. Die gefassten Beschlüsse müssen schriftlich festgehalten werden (WEG § 24 Abs. 6).
• Wirtschaftsplan aufstellen: Der Verwalter stellt im Wirtschaftsplan die Einnahmen und Ausgaben für das Gemeinschaftseigentum im kommenden Wirtschaftsjahr gegenüber (WEG § 28 Abs. 1). Die Einnahmen bestehen aus dem Hausgeld, das die Wohnungseigentümer als Vorauszahlung zur Deckung laufender Kosten zahlen.

2. Bauliche Aufgaben:

• Gemeinschaftseigentums Instand halten und setzen: Eine Hausverwaltung muss das Eigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft in seinem ursprünglichen Zustand erhalten – durch pflegende und präventive Maßnahmen – und Mängel beheben.
• Instandhaltungsrücklage ansammeln: Die Wohnungseigentümergemeinschaft bildet eine Instandhaltungsrücklage, um künftige Mängel oder Schäden beheben zu können. Aufgabe des Verwalters ist es, den Beitrag jedes Eigentümers für diese Rücklage im Wirtschaftsplan darzulegen.

3. Juristische Aufgaben:

• Zustellungen und Willenserklärungen entgegennehmen: Ein Hausverwalter darf im Namen der WEG Willenserklärungen und Zustellungen entgegennehmen. Er muss die betroffenen Eigentümer aber unverzüglich darüber informieren. Willenserklärungen können zum Beispiel Mahnungen oder behördliche Bescheide sein, bei Zustellungen kann es sich beispielsweise um gerichtliche Zustellungen in einem Rechtsstreit handeln.
• Geltendmachung von Ansprüchen – gerichtlich und außergerichtlich: Ein Hausverwalter kann zum Beispiel aktiv werden, wenn ein Miteigentümer sein Hausgeld oder eine Sonderumlage nicht zahlt. Voraussetzung ist, dass die WEG den Verwalter dazu ermächtigt hat.
• Eigentümer vertreten: Ein Hausverwalter darf auf Beschluss der Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümergemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich vertreten. So ist es seit dem Inkrafttreten der WEG-Reform in § 9b Abs. 1 geregelt.

Nein, es ist keine Pflicht, die WEG-Hausverwaltung extern zu vergeben. Die Wohnungseigentümer sind frei in ihrer Entscheidung über die Bestellung eines Verwalters (WEG § 26 Abs. 1). Sie können sich also auch gegen die Bestellung eines internen oder externen Verwalters entscheiden und stattdessen die Verwaltungsaufgaben unter sich aufteilen. Mit dieser Entscheidung verzichtet die Gemeinschaft automatisch auf eine externe Hausverwaltung.

Wenn allerdings ein oder mehrere Wohnungseigentümer einen externen Verwalter fordern, weil die Selbstverwaltung mit kaufmännischen, technischen oder rechtlichen Fehlern behaftet ist, muss die Eigentümergemeinschaft dieser Forderung nachkommen und doch einen externen Verwalter bestellen.

Je mehr Parteien es gibt, desto schwieriger wird es, Einigungen zu erzielen und mit allen Mitgliedern unbeschwert in Kontakt zu treten. Bei größeren Objekten mit mehr Wohneinheiten wird eine WEG-Selbstverwaltung sehr aufwendig und ist deshalb wenig sinnvoll.

Bei kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften, die maximal zehn Wohneinheiten umfassen und die die Miteigentümer zum Großteil selbst bewohnen – sich also gut kennen und ein vertrauensvolles Miteinander pflegen – kann sich eine WEG-Selbstverwaltung jedoch durchaus lohnen.

Es gibt grundsätzlich zwei Formen der WEG-Selbstverwaltung:

1. Die Miteigentümer teilen sich alle Verwaltungsaufgaben.
2. Die Eigentümergemeinschaft wählt einen Verwalter aus ihren Reihen, der die Verwaltungsaufgaben übernimmt.

Wenn sich die Miteigentümer alle Verwaltungsaufgaben teilen, sollte ein Geschäftsverteilungsplan aufgestellt werden, in dem eindeutig festgehalten ist, welcher Eigentümer welche Aufgabe zu erledigen hat. Auch bei dieser Verwaltungsform muss es einen Eigentümer geben, der die Wohnungseigentümergemeinschaft nach außen vertritt. Dieser sollte sich rechtlich absichern, da er ähnlich befugt ist wie ein Verwalter.

In aller Regel lohnt es sich deshalb gleich, einen Verwalter aus den Reihen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu wählen. Dabei sollte der Umfang der Leistungen vertraglich festgehalten werden. Der Verwalter kann seine Arbeit ehrenamtlich erledigen oder ein geringes Honorar dafür erhalten, das zu versteuern ist.

Die Kosten für eine externe Hausverwaltung sind von mehreren Faktoren abhängig, sodass sie nicht genau beziffert werden können:

• Anzahl der Wohneinheiten: Je mehr Wohneinheiten eine Immobilie umfasst, desto geringer fallen die Kosten pro Einheit aus.
• Umfang und Art der vereinbarten Leistungen: Je mehr beziehungsweise aufwendigere Aufgaben die Hausverwaltung zu übernehmen hat, desto höher sind die Kosten.
• Lage der zu verwaltenden Immobilie: Die Hausverwaltung in Großstädten wie Berlin, Hamburg, Frankfurt oder München ist teurer als in ländlichen Regionen.
• Zustand des zu verwaltenden Objekts: Die Hausverwaltung einer sanierungsbedürftigen Immobilie ist teurer als die eines Objekts im guten Zustand.

Kosten externe Mietverwaltung: Häufig gibt es eine prozentuale Vergütung, die sich an den Mieteinnahmen des Objekts orientiert.

Kosten externe Sondereigentumsverwaltung: Die Kosten für die Verwaltung von Sondereigentum sind etwas höher. Reduzieren können Sie diese, indem Sie die gleiche Verwaltung beauftragen, die auch die Wohnungseigentumsgemeinschaft betreut, zu der Ihre Eigentumswohnung gehört.

Eine feste Berufsausbildung für Hausverwalter ist nicht vorgeschrieben, umso mehr sollten Sie bei der Auswahl folgende Punkte prüfen:

• Hat der Verwalter eine Berufsausbildung in der Immobilienbranche – ist er Immobilienkaufmann oder -fachwirt? Wenn ja, verfügt der Verwalter über ein kaufmännisches, technisches und juristisches Basiswissen, das er für die Hausverwaltung braucht.
• Gibt der Verwalter Referenzen an oder kennen Sie selbst jemanden, der bereits Erfahrung mit dem Verwalter gesammelt hat? Anhand der Referenzen oder der Berichte von Bekannten können Sie erfahren, ob der Verwalter verlässlich arbeitet.
• Ist die Büroorganisation des Verwalters professionell und transparent? Schriftstücke wie die Jahresabrechnung sollten immer sorgfältig verfasst sein. Außerdem sollte der Verwalter immer gut erreichbar sein oder sich vertreten lassen, das zeugt von Zuverlässigkeit.
• Besitzt der Hausverwalter einen ausreichenden Versicherungsschutz? Bei Schäden, die zum Beispiel durch Fahrlässigkeit entstanden sind, sollte der Hausverwalter abgesichert sein. Mögliche Versicherungen wären eine Vertrauensschaden-, Vermögensschaden- oder Betriebshaftpflichtversicherung.
• Bildet sich der Verwalter regelmäßig fort? Immer wieder gibt es gesetzliche Änderungen und neue Gerichtsurteile zum Thema Hausverwaltung. Hausverwalter sollten sich also regelmäßig fortbilden, um auf dem neusten Stand der Dinge zu sein und gute Arbeit leisten zu können. Wenn ein Verwalter Mitglied in einem entsprechenden Verband ist, ist er zur Fortbildung verpflichtet. Die Mitgliedschaft stellt somit einen gewissen Qualifizierungsgrad sicher. Tipp: Über die Datenbanken der Verbände können Sie nach einem Verwalter suchen.

Wohnungseigentumsverwalter beauftragen

Grundsätzlich obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Eigentümergemeinschaft. Ein Hausverwalter ist also keine Pflicht. Die Wohnungseigentümer können aber eine Bestellung oder Abberufung eines Verwalters bestimmen (WEG § 26 Abs. 1), wobei der Verwalter entweder ein Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft oder eine externe Person sein kann.

Entscheidet sich die Wohnungseigentümergemeinschaft für die Bestellung eines Verwalters, muss sie eine Eigentümerversammlung einberufen und ihren Favoriten wählen. Wird der Verwaltung zum ersten Mal nach der Begründung von Wohneigentum bestellt, darf die Laufzeit maximal drei Jahre, ansonsten fünf Jahre betragen. Eine Wiederwahl ist in beiden Fällen möglich (WEG § 26 Abs. 2).

In der Eigentümerversammlung, in der der neue Verwalter gewählt wird, müssen auch die wichtigsten Punkte des Verwaltervertrags festgelegt werden – zum Beispiel Vergütung des Verwalters und Vertragslaufzeit. Vertragsdetails werden meist später vom Verwaltungsbeirat mit dem Verwalter ausgehandelt.

Mietverwalter und Sondereigentumsverwalter beauftragen

Wenn Sie als Eigentümer einen Mietverwalter oder Sondereigentumsverwalter beauftragen möchten, sind Sie an keine gesetzlichen Regelungen gebunden. Sie können selbst und unabhängig entscheiden, welchen Verwalter Sie wählen und mit welchen Aufgaben Sie ihn beauftragen beziehungsweise was im Verwaltervertrag steht.

Kündigung einer WEG-Verwaltung

Laut Wohnungseigentumsgesetz § 26 Abs. 3 können die Wohnungseigentümer jederzeit den Verwalter abberufen. Seit der WEG-Reform ist kein „wichtiger Grund“ mehr dafür notwendig. Die Kündigung des Verwaltervertrags muss allerdings separat erfolgen – am besten auf der gleichen Eigentümerversammlung, auf der über die Abberufung entschieden wird – und ist weiterhin nur aus wichtigem Grund möglich. Besteht kein sogenannter wichtiger Grund, endet der Vertrag mit dem Verwalter erst sechs Monaten nach dessen Abberufung (WEG § 26 Abs. 3). So lange behält der Verwalter seine Vergütungsansprüche, die allerdings um die ersparten Aufwendungen zu kürzen sind.

Kündigung einer Miet- oder einer Sondereigentumsverwaltung

Da bei Miet- und Sondereigentumsverwaltungen das Wohnungseigentumsgesetz nicht greift, muss ein Verwalter dort auch nicht offiziell abberufen werden. Stattdessen müssen Eigentümer, die sich von ihrem Hausverwalter trennen möchten, bei einer fristgemäßen Kündigung am Verwaltungsvertrag orientieren. Üblicherweise laufen die Verträge mit Mietverwaltungen über ein Jahr und können drei Monate vor Vertragsende gekündigt werden. Geschieht das nicht, verlängern sie sich automatisch um ein weiteres Jahr.

Bei einer fristlosen Kündigung, die dem Eigentümer nur aus wichtigen Gründen möglich ist, gilt eine zweiwöchige Kündigungsfrist.