Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung für den Mieter eine Nachzahlung ausweist?

Das kann ein Überschuss oder ein Fehlbetrag sein – je nach Verbrauchsverhalten des Mieters oder der Entwicklung zum Beispiel der Kosten externer Dienstleister (Hausmeisterservice), der kommunalen Gebühren oder der Heizenergie. Daraus kann sich eine Anpassung der monatlichen Nebenkostenbeträge für den kommenden Abrechnungszeitraum ergeben. Da Mieter über Nachzahlungen im Allgemeinen nicht erfreut sind und mitunter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einwenden, sollten Vermieter wissen, wie am besten vorzugehen ist, wenn 

• auf Mieter Nachzahlungen zukommen
• Erstattungen vom  Vermieter zu leisten sind
• ein neuer Vorauszahlungsbetrag erforderlich ist

In der Nebenkostenabrechnung müssen alle relevanten Posten, der betreffende Verteilerschlüssel und der daraus resultierende Betrag aufgelistet sein. Die praktikabelste Art dürfte eine Tabelle sein, bei der in der Kopfzeile die Bezeichnungen für folgende Spalten stehen sollten:

• Kontobezeichnung (Nebenkosten-Einzelposten wie z.B Müllgebühren, Abwasserentsorgung, Treppenhausreinigung etc.)
• Umlage-Saldo (Gesamtkosten für die Mietimmobilie je Einzelposten, 
• Gesamtschlüssel für die Mietimmobilie 
• Umlage- bzw. Verteilerschlüssel je Wohnung  
• der für die Wohnung des betreffenden Mieters resultierende Umlageanteil. 

So können Zeile für Zeile alle umlagefähigen Nebenkosten-Einzelposten übersichtlich und für den Mieter transparent und nachprüfbar aufgelistet werden. Die letzte Zeile enthält demnach die Summe aller Umlagekosten sowie den Umlageanteil für die betreffenden Wohnung.     

Der Umlageanteil der Wohnung sollte deutlich hervorgehoben sein und ob es sich dabei um einen Soll- oder Guthabenbetrag handelt. Zusätzlich ist gegebenenfalls die klare Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung sinnvoll. Üblich sind zwei bis drei Wochen, mitunter auch 30 Tage nach Erhalt der Abrechnung, um dem Mieter genügend Zeit für die Prüfung der Nebenkostenabrechnung zu lassen. 

Das oben Gesagte gilt auch im Fall eines Überschusses. Auch hier ist eine Zahlungsfrist von 30 Tagen einzuhalten. Der Vermieter muss also den Positivbetrag dem Mieter innerhalb von 30 Tagen zurückzahlen (§ 286 III 1 BGB). Tut er das nicht, kommt der Vermieter in Verzug und der Mieter hat formaljuristisch das Recht, ohne Mahnung den Erstattungsbetrag mit den nachfolgenden Vorauszahlungen zu verrechnen. Es gehört jedoch zum allgemein üblichen Geschäftsgebaren, dass der Mieter den ausstehenden Rückerstattungsbetrag zunächst beim Vermieter anmahnt.

Das heißt beispielsweise: Der Mieter erhält die Abrechnung am 07.03.2022 für das Jahr 2021. Dann beginnt die Verjährungsfrist am 01.01.2023 und endet am 31.12. 2025. Der Mieter kann also noch am Silvesterabend 2025 die Erstattung des Überschussbetrags der Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2021 beim Vermieter einfordern.

Vorauszahlungen sind geschätzte Beträge, die aufgrund der bisherigen Abgaben festgelegt werden. Da diese z.B. durch Gebührenerhöhungen oder besonders sparsames Heizen sowohl eine Nachzahlung als auch einen Erstattungsbetrag ergeben können, ist nach Erstellung der Nebenkostenabrechnung eine Korrektur der monatlichen Vorauszahlungen ohne weiteres möglich und sinnvoll. Allerdings sollte bei geringfügigen Änderungen der Nachzahlungs- bzw. Erstattungsbeträgen keine Anpassung vorgenommen werden.

• Bei einer Nachzahlung hat der Mieter als Vorauszahlungen weniger entrichtet, als an tatsächlichen Kosten angefallen sind. Da der Vermieter diese Kosten vorfinanziert hat, ist er berechtigt, den Ausgleichsbetrag vom Mieter einzufordern. Ist der Nachzahlungsbetrag sehr hoch, sollte die monatliche Vorauszahlung angehoben werden. Dies kann geschehen, indem jeweils ein Zwölftel des Nachzahlungsbetrags auf die bisherige Vorauszahlung aufaddiert und als neuer Vorauszahlungsbetrag festgelegt wird. Diese Regelung ist nicht bindend, da der Betrag und die Erhöhung von beiden Seiten frei verhandelbar sind (§ 560 Abs. 4, BGB). 
• Bei einer Erstattung war der Vorauszahlungsbetrag zu hoch. Der Grund kann beispielsweise bei den Heizkosten liegen, wenn zwischenzeitlich Maßnahmen zur Wärmedämmung realisiert wurden oder ein neues, sparsameres Heizungssystem eingebaut wurde und der Bedarf an Heizenergie reduziert werden konnte. Auch wenn sich der Mieter wahrscheinlich über den Geldsegen freut, sollte der Vermieter den Vorschlag machen, die Vorauszahlungen zu reduzieren, um sich nicht dem Vorwurf seitens des Mieters auszusetzen, auf diese Weise ein kostenfreies Darlehen zu nutzen. 

Die Änderung des Vorauszahlungsbetrags kann mithilfe  einer Anpassungserklärung erst nach einer formell ordnungsgemäßen und inhaltlich richtigen Nebenkostenabrechnung erfolgen (BGH-Urteil vom 15.05.2012, VIII ZR 245/11). Das bedeutet auch, dass Erhöhungen im Voraus beispielsweise wegen angekündigter Gebührenerhöhungen kommunaler Leistungen nicht zulässig sind. Der Vermieter muss also die höheren Kosten vorfinanzieren und bei der nachfolgenden Nebenkostenabrechnung unter Hinweis auf vorliegende Belege berechnen. Erst dann kann er eine Erhöhung geltend machen. 

Wie unter anderem schon in dem Beitrag Warum eine korrekte Nebenkostenabrechnung so wichtig ist beschrieben, gibt es kein vom Gesetzgeber vorgeschriebenes Zustellverfahren. In den allermeisten Fällen geschieht die Zusendung per einfacher Postzustellung – evtl. mit gleichzeitigem E-Mail-Versand. Jedoch kann der Nachweis einer ordnungsgemäßen Zustellung der Nebenkostenabrechnung in gerichtlichen Auseinandersetzungen zum Problem werden, da das Gericht vom Vermieter in der Regel den Nachweis einer Zustellung fordert. Deshalb sollte der Vermieter bei potenziell "schwierigen" Mietern dafür sorgen, dass er im Fall der Fälle einen gerichtsfesten Beweis vorlegen kann, welcher den ordnungsgemäßen Empfang der Abrechnung durch den Mieter dokumentiert. Die härteste Gangart diesbezüglich ist die (kostenpflichtige) Beauftragung eines Gerichtsvollziehers, der die Zustellung vornimmt.