Warum eine korrekte Nebenkostenabrechnung so wichtig ist

Kurzum: Es geht um das sensible Thema Geld und allein deshalb ist eine korrekte und transparente Nebenkostenabrechnung für jeden Vermieter und Mieter so wichtig. Denn dadurch lässt sich eine Menge Stress auf beiden Seiten vermeiden.

"Korrekt" – was heißt das genau?

Damit der Vermieter dem Mieter eine korrekte Nebenkostenabrechnung vorlegt, gibt es eine Reihe von Richtlinien, die zu beachten sind. Der Begriff  "korrekt" bezieht sich dabei nicht nur auf die fehlerfreie Berechnung der Kosten, sondern auch auf die Einhaltung von Fristen sowie den vollständigen Inhalt der Kostenaufstellung.

Für den Vermieter ist dabei besonders zu beachten, dass im Falle eines Fehlers, sei es bei der Fristeneinhaltung oder wegen unvollständiger Daten, der Mieter im gerichtlichen Streitfall zumeist die besseren Karten hat. Das heißt, dass nur eine in jeder Hinsicht fehlerfreie Nebenkostenabrechnung einerseits dem Vermieter garantiert, dass er Anspruch auf die Begleichung aller Kosten hat. Andererseits hat der Mieter das Recht, eine fehlerhafte Abrechnung  zu beanstanden und erst dann eine Nachforderung zu bezahlen, wenn sie vom Vermieter richtiggestellt wurde. 

Es gibt Mietverträge, in denen hinsichtlich der Nebenkostenberechnung eine Mischform von Pauschale und monatlicher Vorauszahlung vereinbart wurde. Bis auf die verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie z.B. Wasser, Heizung, Strom, Gas ist dem Vermieter freigestellt, wie er die Nebenkosten zuordnet. Wichtig ist jedoch die genaue Auflistung der Positionen als Anhang zum Mietvertrag, welche als Pauschale bzw. als monatliche Vorauszahlung berechnet werden.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass eine Pauschale die Kostentransparenz und Nachvollziehbarkeit für den Mieter erschwert mit dem Risiko der Beanstandung. Zudem ist die Änderung des Pauschalbetrags zum Ausgleich von gestiegenen Kosten nicht ohne weiteres im Rahmen einer jährlichen Nebenkostenabrechnung möglich.

Neben der Darstellung der exakt errechneten Kosten muss eine korrekte Nebenkostenabrechnung bestimmte Angaben enthalten. Wenn eine oder mehrere fehlen, kann der Mieter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen:

• Name(n) und Vorname(n) der Person(en), die im Mietvertrag als Mieter genannt ist (sind) und unterschrieben hat/haben
• Name, Vorname und Absenderadresse des Vermieters
• Genaue, unverwechselbare Bezeichnung der Wohnung nach Adresse (Straßenname, Nr.) Position im Gebäude (z.B. 1. OG, links) bzw. in größeren Wohnanlagen nach der im Bauplan je Wohnung genannten Nummer oder Code.
• Gegenüberstellung je Abrechnungsposten von
• Gesamtkosten für das Gebäude
• für die Wohnung geltende(r) Verteilerschlüssel 
• daraus sich ergebende Kosten für den genannten Mieter 
• Summe der Vorauszahlungen
• Gesamtsumme der Nebenkosten
• Der sich daraus ergebende Differenzbetrag als Nachzahlung oder Guthaben bzw. Erstattungsbetrag
• Der neue Vorauszahlungsbetrag (auch bei unverändertem Betrag)

Die formale Ausführung der Abrechnung kann in "Textform" erfolgen, d.h. dass eine persönliche Unterschrift nicht erforderlich ist und somit der Versand per E-Mail auch ohne elektronische Unterschrift möglich ist. Sinnvoll ist jedoch der Hinweis mit dem Namen des Vermieters, beispielsweise: gez. Max Mustermann. Außerdem ist die Einstellung der der Funktion "Empfangs- bzw. Lesebestätigung" in der E-Mail-Software angeraten.

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine lästige, aber zwingend vorgeschriebene Pflichtübung (§ 556 Abs. 3 BGB), die umso ungeliebter ist, je mehr Mieter zu "bedienen" sind. Der Gesetzgeber zeigt aber insofern Verständnis, als er dem Vermieter insgesamt zwölf Monate Zeit lässt, um die Abrechnung zu erstellen. Da der Abrechnungszeitraum – beispielsweise vom 1. April 2021 bis zum 31. März 2022 – ebenfalls mit maximal 12 Monaten vorgeschrieben ist, hat der Vermieter Zeit bis zum 31. März 2023. Spätestens dann muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung in Händen halten. Denn nur einen Tag später kann der Mieter Terminüberschreitung geltend machen und eine eventuelle Nebenkosten-Nachzahlung ablehnen. Es lohnt sich also, die Abrechnung frühzeitig zu erstellen und zu versenden.

Die harte Regelung trifft aber nur zu, wenn der Vermieter für die Verspätung verantwortlich ist. Hat beispielsweise die Eigentümergemeinschaft (z.B. wegen Streitereien) bzw. die Hauverwaltung die Verzögerung zu vertreten, hat der Vermieter dennoch nachzuweisen, dass er schriftlich versucht hat, auf die Schuldigen einzuwirken, eine termingerechte Abrechnung zu ermöglichen. Darüber hinaus ist die rechtssichere Möglichkeit angeraten, eine "vorläufige Abrechnung" mit geschätzten Werten zu erstellen und dem Mieter diese Vorgehensweise zu begründen. 

Bei mehreren vermieteten Wohnungen/Immobilien, bei denen die Mietverträge zu unterschiedlichen Terminen abgeschlossen wurden, kann sich der Vermieter die Abrechnungsarbeit nach Belieben einteilen und damit den Aufwand entzerren, sofern jeweils der 12-monatige Abrechnungszeitraum für jede Vermietung eingehalten wird. Denn maßgeblich ist immer der Abrechnungszeitraum von 12 Monaten ("Geschäftsjahr") je Mieter, danach zwölf Monate Zeit für die Abrechnung, ebenfalls je Mieter. Zieht ein Mieter vor Ablauf des Geschäftsjahres aus, also beispielsweise nach zehn Monaten, kann sich der Vermieter in diesem Fall sogar 14 Monate für die Endabrechnung Zeit lassen.

Finden Sie hier weitere Informationen zum Thema Fristen bei der Nebenkostenabrechnung.

Wie schon erwähnt, müssen verbrauchsabhängige Nebenkosten wie Strom, Gas etc. nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Bei vorzeitigem Auszug eines Mieters muss folglich eine Zwischenablesung der Messeinrichtungen (Zähler) erfolgen, um die exakten Verbrauchskosten zu ermitteln. Für diese Zwischenablesung verlangt das Versorgungsunternehmen in der Regel Gebühren. Diese werden auch fällig wenn der Vermieter mit dem Mieter gemeinsam die Werte abliest. 

Ob Mieter oder Vermieter für diese Gebühren zahlungspflichtig sind, ist in diversen Gerichtsurteilen unterschiedlich entschieden worden. Demnach können die Gebühren zu Lasten gehen:

• des Vermieters
• des Mieters
• der Mietergemeinschaft als Umlage (Wärmemess-Dienstgebühr). Voraussetzung dafür: Alle Mieter haben den Passus im Mietvertrag stehen. 

Daraus ergeben sich für den Vermieter ebenfalls drei Möglichkeiten:

• Er übernimmt die Gebühren für die Zwischenablesung und entgeht jedem Risiko eines eventuellen Widerspruchs
• Der Vermieter setzt in jeden Mietvertrag eine Klausel ein, wonach der Mieter diese Kosten zu übernehmen hat und nimmt die Position in der Schlussabrechnung mit auf
• In jedem Mietvertrag steht die Klausel der Umlage auf die Mietergemeinschaft als Wärmemess-Dienstgebühr

Sollte durch eigenes Verschulden des Vermieters die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht innerhalb von 12 Monaten erfolgt sein, können keine eventuellen Nachforderungen mehr gestellt werden. Da jedoch der Mieter einen Rechtsanspruch auf eine Nebenkostenabrechnung hat, ist der Mieter in jedem Fall – auch bei Fristüberschreitung – verpflichtet, eine Abrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen (AG Frankfurt, Az 33 C 2798/98-27).

Auf welchem Weg sollte der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten? Prinzipiell gilt, dass der Vermieter dafür zu sorgen hat, dass die Zustellung gesichert ist. Der Gesetzgeber schreibt zwar kein spezielles Verfahren vor, im Zweifel erwartet er jedoch, dass der Vermieter die Zustellung nachweisen kann. 

Diese Versandmöglichkeiten sind für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung möglich:

• durch normale Briefzustellung
• per Einschreiben
• elektronisch per E-Mail oder Fax
• mit Postzustellurkunde 
• Zustellung per Gerichtsvollzieher
• durch persönliche Übergabe 
• mit Empfangsbestätigung durch den Mieter
• im Beisein eines neutralen Zeugen 

Als Zahlungsziel sind allgemein 30 Tage anerkannt – auch im gerichtlichen Streitfall. Dem Vermieter steht jedoch frei, eine längere Frist einzuräumen. Die Frist muss in der Nebenkostenabrechnung genannt sein sowie der Hinweis, dass der Mieter bei Nichteinhaltung in Verzug gerät. Es besteht keine Verpflichtung (ist jedoch angeraten), den Mieter nochmals anzumahnen, wenn er nicht fristgerecht bezahlt. Es kann nach Ablauf der Frist gleich ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Das sollte jedoch nur in seltenen Ausnahmefällen (z.B. bei mehrfacher Fristüberschreitung bei vorausgegangenen Abrechnungen) so extrem gehandhabt werden.

Für Vermieter und Mieter wichtig zu wissen: Auch bei einer Beanstandung bzw. einem Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung durch den Mieter muss dieser der Zahlungsverpflichtung innerhalb 30 Tagen nachkommen. Auch dieser Hinweis kann in die Abrechnung aufgenommen werden.

Andererseits hat der Mieter die Möglichkeit, künftige Vorauszahlungen einzubehalten, wenn er keine oder eine nicht ordnungsgemäße Abrechnung vom Vermieter erhält, bis zum Zeitpunkt des Erhalts einer korrekten Abrechnung. In keinem Fall darf die Höhe der Einbehaltungen die Summe der Vorauszahlungen im strittigen Vorauszahlungszeitraum überschreiten.

Der Vermieter kann Eigentümer einer einzelnen Wohneinheit, eines kompletten Hauses oder einer Wirtschaftseinheit im Sinne einer Wohnanlage, bestehend aus mehreren Häusern, sein. Bei den beiden letztgenannten ist er berechtigt, die Nebenkostenabrechnung bezogen auf 

• ein Haus
• oder die gesamte Wohnanlage 

anzulegen. Dies natürlich stets heruntergebrochen auf die Berechnung der Nebenkosten je einzelne Wohnung.